Il y a une raison pour laquelle la gestion du temps est devenue une approche inaccessible et insuffisante de la productivité pour de nombreuses personnes. Peut-être que vous considérez que de mauvaises compétences en gestion du temps sont votre pire défaut, quelque chose qui vous retient à la maison et au travail. Mais pourquoi devrait-on s'attendre à ce que quelqu'un soit capable de « gérer » son temps ? Le temps est une construction indéfinie, autonome, et donc intrinsèquement ingérable.
Combien de fois vous êtes-vous dit que vous alliez faire cette chose à 2 heures de l'après-midi. Vous commencez à faire cette chose à 2, mais un e-mail plus urgent arrive— chose !—et vous devez y répondre. Vous êtes alors hypnotisé par votre boîte de réception pleine d'autres e-mails ; Autant y répondre pendant que cette fenêtre est ouverte. Un e-mail renvoie à un article qui vous rappelle un autre article que votre ami vous a envoyé l'autre jour et que vous avez oublié de lire. Vous commencez à lire et réalisez qu'il est déjà 2h28, et vous n'avez alloué qu'une heure pour faire cette première chose. (Signaler l'anxiété et l'auto-réprimande.)
Vous ne pouvez pas revenir à 14 h 00 ou suspendre le temps pendant que vous rattrapez ces 28 minutes de travail perdues. Qu'est-ce que tu pouvez faire à la place, est de recadrer la façon dont vous pensez que la productivité devrait être atteinte. Au lieu d'essayer (et d'échouer) de suivre le temps, maîtrisez votre attention -la capacité de choisir quand et sur quoi vous vous concentrez (ou ne vous concentrez pas).
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Pourquoi la gestion du temps ne suffit plus
'Tant que nous exprimerons notre chemin vers la productivité en termes de gestion du temps, nous serons toujours derrière la balle huit', déclare Maura Thomas , expert en productivité et auteur de Gestion de l'attention .
Selon Thomas, il y a deux raisons principales pour lesquelles la gestion du temps, en tant que concept, ne convient pas à beaucoup de gens. « Premièrement, lorsque nous parlons de gestion du temps, cela nous donne l'illusion que nous avons en fait le contrôle du temps, alors qu'en fait nous n'en avons aucun – le temps avance quoi que vous fassiez », explique-t-elle.
Deuxièmement, quand la plupart des gens pensent à gérer leur temps, leur premier réflexe est de prendre rendez-vous avec eux-mêmes (à 9h, je vais terminer mon analyse trimestrielle ; à 10h30, je commencerai à répondre aux e-mails). Le problème, comme le souligne Thomas, c'est qu'il est facile, le plus simple, de rompre un rendez-vous avec soi-même. Qui va vous arrêter ?
Le temps est toujours nécessaire et important, mais il ne devrait pas être la seule chose à laquelle vous enchaînez votre sens personnel de la productivité. Thomas recommande d'utiliser votre calendrier uniquement pour les choses qui ont un « relation forte avec le temps ». Ce sont vos rendez-vous avec d'autres personnes, les événements, les délais des projets dus.
D'autres tâches qui n'ont techniquement pas de date limite, pour lesquelles vous n'êtes pas vraiment responsable devant quelqu'un d'autre, ont un rapport plus faible au temps. Pour ces cas, bien sûr, vous pouvez planifier de travailler sur quelque chose à 15 heures, mais 'si vous ne contrôlez pas également votre attention pendant ce bloc de temps, cela n'a pas d'importance', dit Thomas. « À chaque fois que ce bloc de temps se termine, la tâche ne sera pas effectuée si vous ne gérez pas également votre attention. »
« Si gérer son temps signifie prendre rendez-vous avec soi-même sur son calendrier, nous y échouons, et nous y avons toujours échoué », dit-elle. 'Mais la raison pour laquelle nous échouons maintenant, c'est parce que nous avons tellement de distractions.'
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Que signifie gérer son attention ?
Grâce à ses recherches, ses écrits et son expérience dans l'enseignement de la productivité, Thomas en est venu à définir la gestion de l'attention comme « un ensemble de comportements qui vous donnent l'opportunité de reconnaître où en est votre tête et [la capacité] de passer à l'état cérébral qui est plus pertinent dans le moment.'
La gestion de l'attention n'est pas complètement dissociée du concept de temps ou de gestion du temps, car ils sont tous interdépendants. (Comme Thomas l'admet, « à certains égards, nous parlons de sémantique, mais les mots que nous utilisons sont puissants. »)
Mais en tant que concept, son but est de changer votre compréhension et votre stratégie pour, comment tu te motives : Au lieu de vous concentrer sur le contrôle du temps, quelque chose que personne ne peut contrôler, vous pouvez vous concentrer sur la pratique du contrôle de votre attention - quelque chose qui est tout à fait faisable (bien qu'avec de la pratique et de la volonté). En termes simples, Thomas est déterminé à rappeler aux gens qu'ils ne sont pas impuissants et à leur donner les moyens de reprendre le contrôle des journées chargées.
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Familiarisez-vous avec votre propre capacité de gestion de l'attention
Afin de comprendre la gestion de l'attention en tant que méthode de productivité, nous devons d'abord comprendre comment l'attention elle-même fonctionne, à la fois au sens large et au niveau personnel. Revenons à ces « états cérébraux » mentionnés par Thomas, ou aux « quatre quadrants » d'attention que nous occupons et nous déplaçons à un moment donné de la journée.
Elle dit : « si nous catégorisons vaguement les différents états cérébraux dans lesquels nous pourrions être - bien sûr, il y en a un nombre infini - mais en général, ils sont : 1) Réactif et Distrait, 2) Concentré et Conscient, 3) Rêverie ou Mind Wandering, et 4) Flow.'
1. Réactif et distrait
C'est l'espace libre dans lequel la plupart des gens restent tout au long de la journée, que vous soyez un parent au foyer ou un consultant en entreprise. Dans cet état, vous pouvez être en essayant pour vous concentrer, mais vous manquez toujours de contrôle sur votre environnement et restez à la merci des distractions : notifications par e-mail, pings Slack, sonnerie du téléphone, envie de lire un article sympa, quelqu'un passant à votre bureau pour poser une question rapide, envie de une collation ou un enfant interrompant une tâche pendant que vous travaillez à la maison .
« Nous passons d'une chose à l'autre... et nous effectuons simplement plusieurs tâches à la fois - ou, plus précisément, changeons de tâches - tout au long de la journée », déclare Thomas. Vous pouvez démarrer un projet avec l'intention de le mener à terme, mais une multitude de distractions externes et internes tentations de tergiverser vous garder dans un état réactif et distrait, ce qui, sans surprise, n'est pas le quadrant de gestion de l'attention idéal pour une productivité optimale.
2. Concentré et attentif
'Ce deuxième seau est en quelque sorte l'opposé', dit Thomas. le état de concentration et de pleine conscience est celui dans lequel vous vous concentrez activement. Vous faites des efforts pour concentrer toute votre attention sur une tâche (écrire et envoyer un long rapport par e-mail) ou peut-être consacrer un certain temps et une certaine concentration à un ensemble de tâches (prendre le temps d'envoyer plusieurs e-mails que vous avez mis désactivé).
Quoi qu'il en soit, dit Thomas, dans ce quadrant, 'vous prenez des mesures pour vous assurer que vous n'êtes pas dérangé, vous repoussez activement d'autres pensées qui s'insinuent et vous maintenez votre attention pendant une période prolongée sur un mode plus cognitif. tâche exigeante.'
C'est l'espace de tête le plus évident à exploiter pour être votre moi le plus productif et le plus efficace. Références Thomas Cal Newport , auteur et professeur agrégé d'informatique à l'Université de Georgetown, qui a popularisé le terme « Travail en profondeur » pour décrire le type de travail qui se produit dans cet état.
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3. Rêverie ou vagabondage de l'esprit
« C'est là que nous ne dirigeons pas activement notre attention vers un endroit en particulier, mais nous résistons activement aux distractions », explique Thomas. 'Tu laisses ton esprit vagabonder et juste être , et vous dites intentionnellement « non » à sortir votre téléphone pour envoyer un SMS, allumer la télévision ou même créer un podcast. Thomas les appelle des moments calmes ou des moments « intermédiaires », où vous attendez le bus, faites la queue pour commander dans un café ou traversez un parking pour prendre votre voiture.
Il peut sembler inoffensif, voire intelligent – productif ! – de remplir ces moments intermédiaires d'activité ou de distraction (pourquoi ne pas supprimer quelques e-mails en prenant l'ascenseur ?), et c'est souvent le cas. Mais il est important de trouver l'équilibre, car c'est au cours de ces petites poches de vagabondage que tout se passe bien.
'Cet état de rêverie, c'est quand nous avons un aperçu, quand nous avons des idées et quand notre créativité sort vraiment', dit-elle. « Vous ne pouvez pas vous ordonner d'avoir une idée, une nouvelle idée ou de résoudre un problème. Ce n'est que dans ces moments calmes que ces choses peuvent arriver. Nous avons réalisé d'une manière ou d'une autre que si nous ne faisons pas, ne faisons pas, alors nous ne sommes pas productifs. Mais en réalité, c'est exactement le contraire qui est vrai.
4. Flux
Et enfin, il y a le flux, l'état psychologique profondément concentré dans lequel votre cerveau fonctionne différemment que dans n'importe lequel des trois autres quadrants. Ce concept psychologique a été reconnu et nommé pour la première fois par le psychologue hongrois Mihály Csíkszentmihályi, et implique une perte de soi sans effort dans sa tâche. « Ce que cela signifie lorsque vous êtes dans le flux, c'est que la partie de votre cerveau qui vous reconnaît dans le temps et l'espace (j'ai faim, j'ai froid, c'est ennuyeux, je me demande si quelqu'un a aimé mon post Instagram) s'en va , dit Thomas. « Vous êtes complètement immergé dans la tâche à accomplir ; c'est l'absorption totale de ce que vous faites.'
Autrement dit, sans même vous en rendre compte, vous êtes dans la zone. Le lieu mental parfait pour la productivité, n'est-ce pas ? Mais il y a un hic : 'Vous ne pouvez pas vous contrôler dans le flux', dit Thomas, ajoutant cependant que '[lors] que vous restez dans l'espace de tête concentré et attentif pendant une période prolongée, vous pourriez avoir de la chance assez pour basculer dans le flux.
'Ce sont les quatre états cérébraux dans lesquels nous pouvons regrouper notre activité cérébrale, et la gestion de l'attention est en fin de compte la capacité de reconnaître dans lequel vous vous trouvez, puis de passer consciemment à celui qui vous servira le mieux sur le moment', dit-elle.
Comment gérer votre attention
Si la première étape vers la maîtrise de la gestion de l'attention est de cultiver la conscience de l'endroit où se trouve votre esprit à un moment donné, la seconde est de reconnaître quel état cérébral est idéal pour la tâche à accomplir, puis de vous déplacer intentionnellement dans cet état cérébral afin de l'obtenir. Fini.
Il est juste de dire que « concentré et attentif » - et non l'état « réactif et distrait » le plus répandu - est un endroit mental idéal à habiter lors d'une journée bien remplie. Mais comment y arriver le matin quand on a sommeil et qu'on est brumeux ? Ou vers midi alors que la pile de tâches dans votre assiette est officiellement écrasante ? Ou vers 15h. lorsque vous avez faim, que vous êtes fatigué et que vos collègues (ou votre famille) vous dérangent ? Vous reprenez le contrôle.
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« Les gens me disent qu'ils doivent faire leur travail, mais [ils ne peuvent pas parce que] les gens continuent de les interrompre. Les gens sont toujours va vous interrompre », explique Thomas. « La seule façon d'arrêter d'être interrompu est de dire aux gens d'arrêter de vous interrompre pendant un certain temps. »
Comme le dit Thomas : L'attention est l'antidote à la distraction. Au lieu de laisser les distractions vous contrôler, reconnaissez votre propre pouvoir sur elles. « Les deux techniques les plus critiques pour [pour commencer] contrôler votre attention sont de contrôler votre environnement et votre technologie », dit-elle. Voici comment.
Contrôlez votre environnement
Une façon de le faire est de créer des signaux qui communiquent aux autres que vous essayez de rester concentré. Il pourrait s'agir d'un signe de ne pas déranger littéral ; ça pourrait aussi être de mettre des écouteurs; si vous avez un bureau ou un espace de travail séparé, cela pourrait fermer la porte ; ou cela pourrait être tout ce qui précède, si vous en avez besoin. ' Quel que soit le signal, soyez explicite à ce sujet - ne vous attendez pas à ce que le simple fait que vous ayez des écouteurs dans les gens saura que cela signifie ne pas déranger. Il faut leur dire, insiste Thomas. « Lorsque mon signal Ne pas déranger est activé, cela signifie que je ne me dérange pas, à moins que ce ne soit vraiment une urgence. C'est un exemple de contrôle de votre environnement. '
Il n'est pas réaliste de s'attendre à avoir un signal « ne me dérange pas » pendant toute la journée, mais Thomas recommande de s'arrêter pour se concentrer profondément pendant, disons, 20 minutes toutes les heures, ou pendant environ 90 minutes deux fois par journée. « La fréquence et la durée dépendent de vous, et cela dépend de la nature de votre travail ou du besoin de votre entourage », dit-elle.
Contrôlez votre technologie
Une fois que vous avez créé un environnement sans distraction, il est temps d'éliminer la distraction ultime : votre appareil. Chaque bannière de notification, numéro, point, ping, DM, est conçue pour attirer votre attention. Ils font aussi du bon travail, mais vous avez plus de contrôle que vous ne le pensez.
« La deuxième étape pour contrôler votre environnement et votre attention consiste à fermer votre messagerie électronique ou à passer en mode hors ligne ou en mode ne pas déranger », conseille Thomas. Oui, même si la tâche même sur laquelle vous travaillez est le courrier électronique.
'Si j'ai 50 [e-mails] auxquels je dois répondre, la seule façon pour moi de le faire est d'empêcher l'arrivée de nouveaux messages', dit-elle. 'Sinon, je n'arriverai pas aux 50 existants, car je répondrai au premier et ensuite il y aura un nouveau (et un nouveau et un nouveau).' Concentrez votre attention sur les nouveaux e-mails uniquement après vous avez répondu aux messages existants auxquels vous avez décidé de répondre.
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Ensuite, cachez votre téléphone et « tout ce qui se trouve autour de vous qui sonne, sonne, vibre ou attire votre attention », dit Thomas. Mettez-le sur Ne pas déranger, silencieux et face cachée, ou encore mieux, hors de vue quelque part. 'Des études montrent que la seule présence de notre téléphone nous distrait, même s'il est éteint et face cachée.' (Ne paniquez pas, vous pouvez vérifier votre téléphone et vos e-mails, ainsi que les discussions Google et Twitter et tout le reste lorsque votre période de concentration désignée est terminée.)
Si vous êtes quelqu'un qui aime bruit de fond , faites attention à ce que vous choisissez d'écouter. Vous pourriez penser à un podcast, Le bureau les rediffusions ou la musique rap vous aide à vous concentrer, mais cela pourrait faire le contraire.
« Tout le monde est différent, mais les études montrent que, en général, c'est super distrayant. La chose la plus distrayante pour les gens est le son de la voix des autres », dit Thomas. « Si vous voulez vraiment du bruit, faites-en du bruit : musique classique, sons des vagues de l'océan, chant des grillons ou crépitement du feu. »
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Décomposer les tâches et désigner les points d'arrêt
Lorsque vous décidez qu'il est temps d'effectuer une tâche et que vous avez éliminé les interruptions potentielles, effectuez cette tâche « jusqu'à ce qu'elle soit terminée ou jusqu'à ce que vous atteigniez le point d'arrêt que vous avez déterminé avant de commencer ». C'est là que le temps et l'attention vont de pair.
S'il s'agit d'une grande tâche, divisez-la en morceaux réalisables, dont l'achèvement deviendra vos points d'arrêt désignés. Concentrez-vous sur chacun avec toute votre attention jusqu'à ce qu'ils soient terminés. Ou définissez une minuterie et décidez que vous allez consacrer toute votre attention à faire ce que vous pouvez dans ce laps de temps.
Commencer à réformer les vieilles habitudes
Cette étape consiste à mettre en pratique les habitudes ci-dessus afin de faire de la concentration de votre attention une seconde nature.
« Les gens me demandent beaucoup : « Sommes-nous accros à nos appareils ? » Je ne suis pas psychologue, mais ce que je peux vous dire, c'est que notre technologie crée des habitudes à dessein », déclare Thomas. « Toutes les applications sur nos téléphones... sont conçues pour attirer notre attention. »
Passer d'une tâche à l'autre ou céder à la tentation d'effacer une notification, de vérifier un texte, d'allumer la télévision pour un bruit de fond, tout cela fait désormais partie du tissu de notre vie quotidienne. Nous sommes essentiellement entraînés à être distraits à chaque tournant. « Nous nous sommes habitués à la distraction », estime Thomas.
En atténuant les détournements d'attention, « vous vous habituez davantage à des périodes prolongées sans [eux] et vous commencez à développer votre capacité à rester concentré plus longtemps », dit-elle. « Tout comme la distraction réduit votre capacité d'attention, le contrôle de ces distractions augmente votre capacité d'attention. [Finalement], au lieu de changer toutes les quelques minutes, vous avez plus de possibilité de choisir quand vous changez.'
« Notre échec à réaliser les choses les plus importantes pour nous, c'est ainsi que je définis la productivité, n'est pas dû au fait que nous n'avons pas assez de temps dans la journée », conclut Thomas. « Nous nous comportons comme si nous étions complètement impuissants face à tout ce qui nous entoure, alors qu'en fait, nous ne le sommes pas. Pour moi, c'est le message le plus important et celui qui me passionne le plus... Je veux vraiment que les gens comprennent que vous contrôlez votre attention. Eh bien, peut-être que vous ne le faites pas maintenant, mais vous le pouvez.
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