Nous comptons tous sur les e-mails pour une correspondance instantanée et l'assurance que notre package Amazon est, en fait, en route. Mais il est sûr de dire que, malgré tous ses avantages louables, votre boîte de réception de courrier électronique peut rapidement devenir le fléau de votre existence si elle n'est pas contrôlée. Et la vue d'une boîte de réception encombrée est un facteur de stress immédiat pour presque tout le monde.

Vérifier régulièrement ses e-mails est une tâche quotidienne qu'il est impossible d'éviter, et peu importe à quel point vous êtes assidu à appuyer sur « répondre à tous », la gestion d'une boîte de réception d'e-mails croissante est plus facile à dire qu'à faire. Et si vous êtes moins diligent, comme dans, vous êtes plus enclin à laisser votre les e-mails s'accumulent sans adresse - ce manque d'organisation de la boîte de réception (et l'anxiété d'être endetté par courrier électronique) est probable affectant votre productivité plus que vous ne le réalisez. Heureusement, il existe un moyen de sortir du trou chaotique de la boîte de réception. Dans un effort pour mieux gérer nos boîtes de réception indisciplinées, nous avons fait appel à des professionnels de la productivité pour des hacks de gestion des e-mails qui permettent de gagner du temps (lire : sauver des vies) qui nous rapprocheront beaucoup plus de la boîte de réception zéro apparemment insaisissable.

EN RELATION : 6 choses que tous les e-mails de travail efficaces ont en commun

Articles connexes

1 Vérifiez vos e-mails pendant seulement 15 minutes à la fois

Selon l'expert en productivité et fondateur de Encrier Presse , Tonya Dalton, vous pouvez maximiser votre productivité en vérifiant les e-mails en bref, rafales de 15 minutes . « Vous seriez surpris du nombre d'e-mails que vous pouvez lire et auxquels vous pouvez répondre en peu de temps lorsque vous vérifiez votre boîte de réception par lots », dit-elle. « La clé est de régler une minuterie pour que vous sachiez quand vos 15 minutes sont écoulées et quand il est temps de passer à un autre travail. »

donnez-vous un pourboire aux déménageurs et aux emballeurs ?

deux Planifier des plages horaires pour les e-mails

Dans la même veine, prenez l'habitude de programmer des plages horaires désignées (de 15 minutes environ) uniquement pour la vérification des e-mails. La lecture continue des e-mails au fur et à mesure qu'ils se répercutent dans votre boîte de réception nuit finalement à la productivité. Pour les professions où une communication constante est cruciale, l'établissement d'un calendrier peut ne pas être réaliste. Mais si vous examinez attentivement votre travail, vous constaterez peut-être qu'il est possible de désigner un temps de lecture des e-mails, disons toutes les 60 ou 90 minutes. Définissez des alertes sur votre calendrier jusqu'à ce que vous soyez dans une routine. Si quelqu'un a vraiment besoin de vous joindre, il vous enverra à nouveau un e-mail, envoyer un message direct , ou appeler. Si vous survolez les e-mails sur votre téléphone, marquez ceux que vous devez suivre comme non lus afin de ne pas oublier de répondre plus tard.

EN RELATION: Oubliez la gestion du temps— Attention La gestion est la meilleure voie vers la productivité

3 Utiliser intentionnellement le dossier Brouillons

Ne laissez pas votre boîte e-mail devenir une liste de choses à faire, quelque chose que vous parcourez de haut en bas », déclare Charles Duhigg, journaliste et auteur à succès de Plus intelligent, plus rapide, mieux . C'est la pire liste de choses à faire possible, car littéralement tout le monde peut y ajouter.

Créez votre propre liste de tâches par e-mail en ouvrant uniquement celles qui nécessitent votre attention. Recherchez les e-mails importants qui nécessitent des réponses immédiates (par exemple, pour des projets prioritaires ou de votre patron). et ouvrez ces messages uniquement ou appuyez sur Répondre. Gardez la fenêtre de réponse ouverte sur votre ordinateur ou laissez le brouillon en attente dans le dossier Brouillons. Il y a votre liste de choses à faire : cette pile de réponses. Utilisez votre temps de courrier électronique pour rédiger des réponses réfléchies et convaincantes, plutôt que d'essayer de parcourir une plus grande quantité de choses moins pertinentes. De cette façon, votre objectif peut être de créer un dossier de brouillons vide, plutôt qu'une boîte de réception parfaitement vide.

4 Recevoir des e-mails par lots

Si vous ne pouvez pas vous empêcher de vérifier chaque fois que vous entendez un ping, un moyen simple de gérer le barrage constant d'e-mails dans votre boîte de réception (et de limiter les distractions) consiste à utiliser un outil comme le Boîte de réception par lot plug-in pour Gmail pourrait vous éviter une distraction constante. Il regroupe vos e-mails et vous les envoie par vagues, mais uniquement aux heures exactes de votre choix.

5 Se désinscrire impitoyablement

Supprimer les newsletters et les notifications de vente non pertinentes une par une peut donner l'illusion de la productivité, mais fouiller dans le même courrier indésirable semaine après semaine ne fait qu'augmenter l'inefficacité des e-mails. « Selon la loi, toutes les newsletters doivent inclure un lien de désabonnement », déclare Dalton. 'Prenez le temps de cliquer sur ce lien pour soumettre votre demande de désabonnement. C'est un investissement de 10 secondes qui sera rentable sous la forme d'une boîte de réception plus propre.'

comment utiliser la fécule de maïs pour épaissir

Dalton note également qu'il n'est pas nécessaire de s'inscrire à une application ou à un service de désabonnement par e-mail pour débarrasser votre boîte de réception de l'encombrement. « Beaucoup de ces programmes finissent par vendre votre adresse e-mail à d'autres entreprises pour les maintenir en activité », ajoute-t-elle.

EN RELATION: Comment nettoyer votre téléphone

6 Activer la fonction d'aperçu

Utilisez la fonction d'aperçu de votre programme de messagerie, s'il en a une (la plupart le font). Cela vous permettra de jeter un coup d'œil aux premières lignes d'un message dans une fenêtre séparée, vous n'aurez donc pas à l'ouvrir entièrement pour le lire, et vous pourrez supprimer instantanément les indésirables. (Bonus : cela réduit également vos chances d'ouvrir un message avec un virus attaché.)

7 Touchez les e-mails une seule fois (et utilisez les cinq D)

Dalton suggère de prendre des mesures dès que vous ouvrez un message en tenant compte des 5 D : Faire, déléguer, supprimer, différer et désigner. 'Rédigez rapidement les e-mails qui nécessitent moins de deux minutes d'action et déléguez ceux qui nécessitent une action de la part de quelqu'un d'autre', dit-elle. Désabonnez-vous immédiatement et supprimez les messages qui ne nécessitent aucune action, et reportez les notifications qui nécessitent plus de deux minutes d'action. Enfin, classez les e-mails contenant des informations pertinentes dans un dossier séparé afin de pouvoir les localiser plus facilement à l'avenir.

faut-il partir en vacances cet été

EN RELATION: Les 7 commandements de l'étiquette du courrier électronique que tout le monde devrait suivre

8 Les dossiers sont vos amis

Lorsque vous utilisez votre boîte de réception comme stockage par défaut, elle devient rapidement un tiroir à déchets numériques, ce qui rend difficile la recherche de ce dont vous avez besoin, dit Peggy Duncan , un expert en productivité personnelle à Atlanta. Vous pouvez trier manuellement les messages dans des dossiers, bien sûr, mais encore mieux, vous pouvez configurer des filtres automatiques qui acheminent les messages directement vers un dossier préféré. Par exemple, les notifications de Facebook peuvent aller directement dans un dossier de médias sociaux. Tous les messages de l'équipe marketing seront enregistrés directement dans votre fichier d'initiatives marketing. (Gmail le fait automatiquement, mais vous pouvez configurer un système similaire avec d'autres services de messagerie, comme Microsoft Outlook.) Une fois que tous les e-mails d'un même type, comme les newsletters, sont regroupés dans leur propre dossier, vous pouvez tout sélectionner et supprimer les indésirables avec un seul clic. Trouvez un paramètre de tri automatique des e-mails qui fonctionne pour vous et vos tâches, puis respectez-le.

9 Rédiger une réponse standardisée

Si vous recevez plusieurs messages contenant des demandes similaires, Dalton vous conseille d'écrire une réponse standardisée par défaut que vous pouvez ajuster et personnaliser légèrement avec chaque réponse par e-mail. « Enregistrez la réponse par défaut comme l'une de vos signatures d'e-mails afin de pouvoir facilement remplir automatiquement le corps de vos e-mails », dit-elle. Génie, non ? (N'oubliez pas de modifier pour le destinataire et les circonstances.)

EN RELATION: Comment faire réellement des choses pendant que vous travaillez à domicile

dix Créer un compte Alias ​​pour trier le courrier

De nombreuses plateformes de messagerie (Gmail inclus) vous permettent de créer des comptes d'alias qui alimentent tous une seule boîte de réception. 'J'ai configuré mes comptes d'alias pour qu'ils alimentent un seul dossier', explique Dalton à propos de la tactique qu'elle emploie pour organiser les factures et autres documents financiers critiques. 'Je ne traite aucun de ces e-mails avant vendredi matin, quand je consacre du temps à m'asseoir et à trier toutes mes finances.'

comment nettoyer des chaussures converse noires

Onze Juste. Non. Réponse.

Là, c'est dit. Ce conseil va au-delà du traitement du courrier indésirable évident – ​​et nous ne tolérons évidemment pas le ghosting de votre patron. Nous parlons de ce message de votre collègue deux bureaux plus bas. Duhigg soutient que souvent les gens posent des questions alors qu'ils peuvent probablement trouver les réponses par eux-mêmes. Et si je ne réponds pas, ils vont chercher ces réponses. Comment mettre en œuvre ce genre de réflexion sans se sentir impoli ? En vous souciant plus de vous-même et de votre temps que du temps des autres (ah !). Un mantra à pratiquer : il n'y a aucune raison pour que je réponde aux gens simplement parce qu'ils m'envoient un e-mail.

12 Repensez le rêve Inbox-Zero

Ce n'est peut-être pas la bonne perle de sagesse pour tout le monde - il y a quelque chose d'intensément satisfaisant pour beaucoup de gens à terminer et à commencer chaque journée avec une boîte de réception propre. Mais, pour vous, peut-être que cette attente est irréaliste et même un peu suffocante. Vider votre boîte de réception religieusement pourrait honnêtement être une perte de temps (et peut-être vraiment pour autre chose), dit Duhigg. Appuyer sur Supprimer, Supprimer, Supprimer peut être satisfaisant ou sembler productif, mais pourquoi s'embêter ? Il pose la question : le faites-vous parce que cela vous fait du bien ou parce que c'est réellement utile ? Et si ce n'est pas utile, vous n'avez peut-être pas besoin d'une boîte de réception propre et vous devriez peut-être arrêter de l'utiliser comme baromètre de succès.

EN RELATION: 8 conseils d'experts en matière de désencombrement numérique pour réduire le temps passé à l'écran