Toute personne endettée par courrier électronique sait à quel point il peut être stressant de devoir une réponse à quelqu'un (ou à beaucoup de personnes). Ils savent également à quel point il est difficile de faire face à la musique, de prendre en charge le retard et d'appuyer sur envoyer.

Vaut-il la peine de reconnaître et de s'excuser pour le retard, ou de le jouer cool et de faire comme si de rien n'était ? Après un certain temps, cela vaut-il même la peine de répondre ? Avant de vous engager étiquette de courrier électronique faux pas, lisez les plus grandes choses à faire et à éviter de répondre en retard à un e-mail, directement de deux experts en étiquette (plus quelques exemples de réponses pour vous aider à démarrer).

1. Sachez si vous êtes en retard ou non pour répondre.

Décidez si vous êtes vraiment en retard ou si vous vous sentez simplement coupable, explique Diane Gottsman, experte nationale en étiquette, auteur de Étiquette moderne pour une vie meilleure (9 $; amazon.com ) et fondateur de la Protocol School of Texas. Vous disposez d'un délai de 24 heures, ou d'un jour ouvrable, pour répondre à un e-mail non urgent.

2. Pour la plupart, cela vaut la peine de s'excuser.

Cela arrive, tout le monde dépasse les délais ou oublie de répondre - cela ne fait jamais de mal de le reconnaître avant de passer à autre chose. Lorsque cela se produit, des excuses sont nécessaires, déclare Jodi R.R. Smith, président de Mannersmith etiquette consulting et auteur de Le livre de l'étiquette : un guide complet des mœurs modernes (10 $ ; amazon.com ). Excusez-vous et faites avancer la conversation.

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3. Soyez bref et concis.

L'objet d'un e-mail est d'être rapide, informatif et concis. C'est ainsi que vous devez gérer l'oubli de ne pas répondre rapidement (intentionnellement ou non), dit Gottsman. Pas besoin de faire de la poésie, de partager TMI ou d'inventer des excuses.

Les explications ne font souvent que gêner, dit Smith. Pas besoin de créer de grandes histoires, et certainement pas besoin de l'horrible vérité.

Si vous voulez y injecter un peu de personnalité, Gottsman dit d'aller avec quelque chose de simple : je suis désolé de ne pas vous avoir répondu plus tôt. J'étais en train de faire des recherches sur votre demande et j'ai oublié de répondre immédiatement par inadvertance. Et en rester là.

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4. Choisissez judicieusement vos mots.

Bien sûr, si vous êtes proche de l'autre personne, un ton plus décontracté et conversationnel est approprié. Gottsman dit une réponse comme, Oh mon Dieu, je suis vraiment désolé d'avoir mis autant de temps à vous répondre. S'il vous plaît, pardonnez-moi! est idéal pour quelqu'un dont vous êtes proche, mais peut-être pas pour un échange d'e-mails professionnel avec votre patron. Une bête noire de nombreux gestionnaires, c'est quand un rapport répond en retard en utilisant un argot comme, My bad. Cela semble désinvolte ou peu sincère. Mieux vaut s'en tenir à un professionnel éprouvé comme, Désolé pour le retard, je vais y aller et être mieux à l'avenir.

5. Décidez d'être meilleur.

Avoir un e-mail avec une date limite s'asseoir et s'asseoir dans votre boîte de réception n'est pas amusant, et c'est aussi gênant pour l'autre personne. À l'avenir, faites en sorte de signaler les e-mails importants afin qu'ils ne soient pas oubliés, dit Gottsman. La procrastination avec une réponse tardive ne fait que rendre la situation plus inconfortable.

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Quelques exemples d'e-mails de réponse tardive

Si vous avez manqué une échéance de travail importante, Smith dit de s'en emparer, alors dites merci pour leur patience :

Veuillez excuser le retard. Nous finalisons le projet maintenant et vous aurons toutes les informations demandées par COB demain. Merci pour le temps supplémentaire, car nous avons pu répondre pleinement à toutes vos questions et nous avons hâte de vous parler lors de la réunion de la semaine prochaine.

Si quelqu'un vous a envoyé une note amicale sans date limite, mais cela implique une réponse polie, Gottsman suggère :

Merci pour votre aimable e-mail concernant ma récente promotion. J'ai déménagé des bureaux ces derniers jours et le temps m'a échappé. J'ai hâte de vous rencontrer au mixeur de la semaine prochaine.

Si vous totalement manqué une date limite de RSVP , dit Smith, faites votre mea culpa court et doux et concentrez-vous plutôt sur l'événement.

Je suis vraiment désolé d'avoir manqué votre date RSVP, bien sûr, nous serons à votre événement spécial. J'ai déjà ma robe et mon mari prévoit de mettre ses chaussures de danse.

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Si vous avez reçu de mauvaises nouvelles d'un ami ou d'un parent et que vous tardez à répondre, Smith aime cette approche douce :

Votre e-mail a été une surprise totale et je voulais attendre d'avoir un moment de calme pour vraiment répondre. Ce doit être une période très difficile…

La seule fois où il est bon de ne pas répondre

Si l'e-mail ne vous intéresse pas (pensez : sollicitations de masse), ou de quelqu'un que vous préférez bloquer, appuyez sur 'supprimer' et ne réfléchissez pas à deux fois, dit Gottsman.

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