Que votre correspondance soit personnelle ou professionnelle ou non, nous sommes tous coupables de commettre un faux pas de courrier électronique de temps en temps. (Si seulement vous pouviez effacer le souvenir de la transmission de cet e-mail inapproprié à la mauvaise personne !) La prochaine fois que vous rédigerez un message pour les masses, suivez ces commandements de l'étiquette des e-mails pour éviter un incident de communication digne de grimacer.

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1 Répondre à tous avec prudence

Ne répondez pas à tous à moins que chaque personne figurant sur cette liste de distribution ait besoin de savoir ce que vous avez à dire, déclare Aimee Symington, PDG de Finesse Worldwide. Elle suggère de revoir les noms sur la liste et de ne répondre qu'à ceux qui ont réellement besoin de votre réponse. Cela peut signifier répondre uniquement à l'expéditeur ou à trois des sept destinataires. Et si votre manager ou collègue veut être copié sur quelque chose, respectez sa demande.

Des réponses réfléchies peuvent faire gagner du temps aux autres. Que ce soit pour des raisons professionnelles ou sociales, les gens commenceront à être agacés par un flot d'e-mails insignifiants car ils doivent s'arrêter pour les ouvrir, explique Diane Gottsman, fondatrice de la Protocol School of Texas. Réfléchissez donc à deux fois avant de répondre à tous avec Can't make it, la prochaine fois que vous êtes invité à bruncher.

deux Ne jamais laisser une ligne d'objet vide

Une bonne ligne d'objet aide les destinataires à prioriser les e-mails, explique Lizzie Post, co-animatrice du podcast Awesome Etiquette. Quoi que vous fassiez, ne le laissez pas vide. Lorsque vous créez une ligne d'objet, rendez-la précise et concise, et surveillez votre orthographe et votre grammaire. C'est la première chose qu'une personne remarque, dit Post.

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Étant donné qu'une ligne d'objet doit refléter le contenu de l'e-mail, les experts recommandent de mettre à jour la ligne d'objet au fur et à mesure que la conversation se déroule. Évitez les lignes d'objet qui pourraient minimiser l'urgence d'un e-mail (pensez à une question rapide pour faire la une d'un problème de travail majeur) ou faire manquer à quelqu'un un message qu'elle pense avoir déjà lu, explique Gottsman. Elle suggère de créer un nouveau fil de discussion si un e-mail s'est trop éloigné du message d'origine.

3 Répondre rapidement

Bien que les experts ne s'entendent pas sur un temps de réponse approprié pour les e-mails, ils conviennent que presque tous les e-mails méritent une réponse. Si une simple réponse (compris, merci ou ça a l'air d'être un bon plan) suffit, essayez de répondre dès que vous lisez un e-mail.

Parfois, un e-mail nécessitera des informations qui pourraient prendre plusieurs jours à rassembler, mais cela ne signifie pas que vous êtes autorisé à laisser les gens en suspens. Faites-leur savoir que vous avez reçu leur e-mail et que vous reviendrez quand vous le pourrez, dit Symington.

Et n'oubliez pas d'utiliser un message de réponse automatique si vous voyagez ou en dehors du bureau , ajoute-t-elle, pour que les autres sachent qu'ils ne devraient pas s'attendre à une réponse.

4 Avancer avec prudence

Assurez-vous que vous transférez aux bonnes personnes pour les bonnes raisons, dit Post. Avant de transférer, évaluez la sensibilité du contenu, qui comprend les pièces jointes, les noms et les coordonnées de toutes les personnes associées au message. Certaines personnes préféreraient que leurs coordonnées restent privées. Si un fil contient trop de points détaillés d'une discussion, commencez un nouvel e-mail.

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5 Dites à quelqu'un si elle a été piratée

Nous y avons tous été. Un virus s'installe et avant que nous le sachions, nous spammons grand-père avec des liens qui feraient rougir n'importe qui. Si vous recevez ce qui est manifestement un virus, informez la victime qui pourrait ne pas être au courant de ce qui se passe. Dites simplement : « Je voulais que vous sachiez que cela se passe », dit Symington. C'est une bonne chose à faire.

6 Respectez l'art de l'emailing

Vous vous souciez de faire bonne impression en personne, alors pourquoi ne pas maintenir votre personnalité de courrier électronique au même niveau ? L'e-mail est un reflet de vous et doit être écrit comme une lettre plutôt qu'un texte, tout en gardant à l'esprit la brièveté, dit Symington. Vérifiez votre orthographe, votre grammaire et votre ponctuation. Toutes les majuscules indiquent que vous criez, et toutes les minuscules signifient que vous êtes paresseux. Trop de polices, de couleurs et de visages souriants peuvent être irritants, ajoute-t-elle.

Soyez amical sans essayer d'exagérer l'humour. Faites preuve de prudence même si vous avez le sens de l'humour, dit Gottsman. Le ton est trop souvent confus dans les e-mails et vous ne voulez pas passer pour non professionnel parce que quelqu'un ne comprend pas votre blague.

7 N'oubliez pas : pas de courriel au dîner

C'est une chose si vous prenez un repas décontracté avec un être cher (et le rendez-vous est demain), mais ne vérifiez absolument pas vos e-mails lors d'un dîner, dit Post. Pour les rendez-vous au bureau, ça dépend. Si des collègues apportent des téléphones ou des ordinateurs portables dans les salles de conférence pour accéder aux e-mails pendant les réunions, alors ce n'est probablement pas un problème. Sachez que les cultures d'entreprise vont avoir des politiques différentes concernant le courrier électronique, dit-elle. Connaître la nature du courrier électronique à votre travail afin d'être approprié.