Dans le monde du travail, il y a peu d'acronymes plus bienvenus que OOO. En plus d'être la porte d'entrée d'une existence insouciante, l'ajout d'un message d'absence du bureau sur votre courrier électronique professionnel est un moyen pratique de faire savoir à vos collègues et clients que vous serez difficile à joindre, voire inaccessible, pendant un certain temps. Ainsi, même s'il n'est pas nécessaire d'y réfléchir (vous n'écrivez pas un roman ici), ce que vous incluez importe.

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Cela peut sembler un peu gênant et robotique de pré-écrire un message d'absence du bureau, mais c'est nécessaire et utile pour tous ceux qui pourraient essayer de vous joindre pendant que vous sirotez des Mai Tais sur la plage ou faites une randonnée au Machu Picchu. (De plus, définir un message d'absence vous aidera à débrancher et à vous détendre si vous avez du mal à quitter le travail au travail.) Voici ce qu'il faut dire (et ne pas dire) dans votre réponse automatique de vacances.

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1. Incluez un message d'accueil et de signature.

Bien sûr, la façon dont vous démarrez un message OOO dépendra de vos préférences personnelles et de votre environnement de travail. Si un grand « bonjour » n'est pas absolument nécessaire, il faut bien commencer quelque part, et c'est bien d'ajouter une touche humaine. Si sauter directement dans Je suis actuellement hors du bureau... se sent trop étrange et détaché pour vous, installez-vous avec un simple, bonjour ou merci pour votre e-mail.

Il en va de même pour votre signature. Vous êtes invités à laisser la date de votre retour, mais s'il est logique de conclure avec quelque chose comme, 'Merci !', 'Mieux, (votre nom)' ou 'Passez un bon week-end (ou insérez vacances ici)!', allez-y.

2. Incluez combien de temps vous serez absent.

Mentionnez les dates de début et de fin : je voyagerai du 3 au 7 juillet et je ne consulterai pas mes e-mails. Je répondrai à votre note dès que je pourrai quand je serai de retour au bureau le 8 juillet (N'oubliez pas d'éteindre votre répondeur de vacances à votre retour !).

3. Indiquez si vous vérifierez ou non vos e-mails.

Un message d'absence n'est pas seulement utile lorsque vous vous éloignez totalement de la grille. Vous voyagez peut-être pour le travail ou travaillez à distance, ce qui rend la communication sporadique et la connexion Wi-Fi douteuse. Si vous n'allez pas vérifier ou répondre aux e-mails, dites-le (voir l'exemple ci-dessus). Sinon, il est utile de définir un message avertissant les personnes que vous ne serez pas aussi fiablement joignable en raison d'obligations de voyage ou sur site. Il s'agit de définir des attentes pour ceux qui essaient de vous joindre. Par exemple : Merci pour votre note ! Je voyagerai pour une séance photo jusqu'au 3 juillet et je vérifierai régulièrement mes e-mails/j'aurai un accès limité aux e-mails et je pourrais être lent à répondre.

4. Indiquez comment vous joindre (le cas échéant).

Si vous serez disponible dans une certaine mesure, expliquez comment exactement entrer en contact. Par exemple : Je ne vérifierai pas mes e-mails, mais si vous avez besoin de me joindre pour une raison quelconque, veuillez me contacter sur mon portable… Ou : Si cela est urgent, n'hésitez pas à m'envoyer un nouvel e-mail le (date à laquelle vous return) donc c'est en haut de ma boîte de réception. Ou : Pour les demandes urgentes, veuillez contacter (nom d'un assistant, d'un collègue, d'un pigiste ou d'une autre couverture disponible en cabinet). Avant d'inclure les informations de contact d'un autre collègue dans votre OOO, effacez-le avec eux - même si vous êtes leur supérieur, un avertissement est toujours une bonne courtoisie.

5. Évitez les détails personnels inutiles.

Si vous êtes en congé de maternité/paternité ou si vous vous mariez ce week-end (!), c'est parfaitement bien d'inclure, mais c'est à peu près tout ce que le partage personnel doit aller dans une réponse automatique. Pensez à la façon dont vous pourriez réagir au message d'absence de quelqu'un mentionnant beaucoup trop de détails personnels. Vous voulez que la personne qui reçoit sache a), si vous répondez ou non à son e-mail, et b), quand elle peut s'attendre à avoir de vos nouvelles. Tout le reste est probablement TMI, alors restez simple.

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