Si vous avez déjà reçu un e-mail d'un collègue avec des instructions trop détaillées, des demandes confuses ou chemin trop de destinataires inutiles inclus, vous connaissez l'importance d'une communication efficace par e-mail au travail. Les e-mails envoyés sans organisation ni réflexion peuvent en fait obstruer le flux de travail, ennuyer généralement les gens et provoquer des problèmes de communication évitables.
Alors, comment créer un e-mail clair et efficace qui trouve le bon équilibre entre détaillé et concis ? un qui touche tous les bons sujets pour toutes les bonnes personnes impliquées ? Vous devez d'abord savoir quand quelque chose doit être envoyé par e-mail, par opposition à un message direct, rencontre personnelle , ou alors appel téléphonique . Les e-mails sont idéaux pour envoyer des listes d'instructions plus longues, vérifier un projet ou partager des fichiers. La communication par e-mail garantira également un enregistrement écrit de toutes les conversations importantes auxquelles vous devrez vous référer ultérieurement. Voici six choses que tous les rédacteurs d'e-mails efficaces font avant d'appuyer sur « Envoyer ».
1. Maximisez la ligne d'objet
Tout d'abord, vous voudrez adapter la ligne d'objet au message et/ou à votre réponse. Vous écrivez à quelqu'un qui vous a envoyé un e-mail la semaine dernière ? Ne récupérez pas un vieux message sans rapport et appuyez sur « Répondre » : votre destinataire a oublié exactement ce qu'il vous a écrit il y a une semaine. Aidez-les à les orienter et à rédiger une réponse avec une nouvelle ligne d'objet reflétant soit le nouveau sujet, soit votre réponse à leur message (par exemple, des informations générales sur notre nouveau client, Jane Doe ou des directions vers notre nouvelle maison à Cleveland), explique Peggy Duncan, une expert en productivité personnelle à Atlanta. Vous serez moins susceptible de confondre le destinataire et votre message sera plus facile à trouver plus tard.
êtes-vous dans une bonne relation
Deuxièmement, soyez précis. Par exemple, voici une ligne d'objet mauvaise/vague : réunion du personnel. Maintenant, en voici une meilleure : veuillez apporter cette pièce jointe à 14 h 00. réunion du personnel. Lorsque vous incluez des détails, comme une action qui est nécessaire ou les détails où et quand, vous aidez le destinataire à évaluer instantanément l'importance de votre message, explique Marsha Egan, l'auteur de Inbox Detox et l'habitude de l'excellence du courrier électronique (20 $ ; amazon.com ). Cela les aidera également à se souvenir d'accomplir la tâche requise.
Vous ne savez pas quel devrait être le sujet ? Pensez aux mots-clés que vous utiliseriez si vous deviez retrouver l'e-mail plus tard, explique Nick Morgan, auteur de Peux-tu m'entendre? Comment se connecter avec les gens dans un monde virtuel (11 $; amazon.com ).
2. Fournir des instructions détaillées
La clarté des instructions écrites peut faire ou défaire l'efficacité d'un e-mail professionnel. Si vous attribuez des tâches respectives à un groupe de personnes, décomposez-les par personne et utilisez des puces pour aider tout le monde à savoir exactement pour quoi vous avez besoin d'aide de la part de chacune d'elles, en particulier.
3. Choisissez soigneusement les destinataires
Rédigez l'e-mail avant d'ajouter les destinataires, explique Vanessa Van Edwards, auteur de Captivez la science de la réussite avec les gens (12 $; amazon.com ). Cela empêchera non seulement l'envoi accidentel redouté, mais vous permettra également d'ajouter des destinataires en fonction du contenu de l'e-mail. Vous voulez éviter ces longues chaînes de courrier électronique à plusieurs personnes ? Si vous avez besoin de plusieurs personnes pour commenter quelque chose, comme un document, pensez à créer un fichier partageable (comme un Google Doc), où chacun peut proposer des modifications dans un seul espace sans envoyer un millier d'e-mails.
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4. Couper le langage drainant
Envoyer un e-mail à propos d'un problème qui doit être réparé ? Plutôt que de parler poétiquement de ce que c'est ou de la faute de qui c'est, concentrez-vous sur le Action nécessaire pour remédier à un problème. Par exemple, au lieu de dire : « Le client a un problème avec notre présentation et cela va être difficile à résoudre », essayez : « J'aimerais que vous m'aidiez à résoudre un problème que le client a soulevé lors de notre appel ». Cela fera donner des commentaires négatifs ou demander des tâches désagréables par e-mail plus efficace.
5. Inclure les instructions de réponse
Même lorsque votre e-mail ne nécessite pas de réponse (je serai à un rendez-vous chez le médecin pour les deux prochaines heures ou vous pouvez rendre votre rapport demain au lieu d'aujourd'hui), de nombreuses personnes se sentent obligées de le reconnaître avec un OK ou Merci. Donnez à ces gens une sortie facile. Si vous ne souhaitez pas recevoir de réponse, indiquez « Aucune réponse nécessaire » à la fin de votre message, dit Duncan. Il fait gagner du temps des deux côtés et empêche les e-mails inutiles d'encombrer les boîtes de réception. Aussi, n'hésitez pas à écrire Merci d'avance lorsque vous posez une question à quelqu'un. Cela vous évitera d'être tenté d'envoyer un remerciement d'une ligne lorsque la personne vous répondra.
6. Ne soyez pas trop personnel
Les e-mails sont pour des faits, pas des sentiments, dit Egan. En raison du manque d'inflexion de la voix et du langage corporel dans la correspondance numérique, certains sentiments - ce que vous ressentez à propos d'un collègue, ce que vous pensiez de la fête de votre voisin - peuvent facilement être mal interprétés. Si vous souhaitez soulever un problème sensible (ou moins que positif), appelez-les plutôt.
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