Voici une énigme de carrière qui fait trébucher beaucoup de professionnels : devoir donner une rétroaction négative à un patron ou à un autre supérieur au travail. Vous avez probablement reçu votre part de commentaires de la part de vos supérieurs, à la fois bons et moins bons, mais, espérons-le, tous utiles. Peut-être êtes-vous même arrivé au point de votre carrière où vous dirigez une équipe à laquelle vous offrez constamment une bonne quantité d'éloges et de critiques. Et aussi inconfortable que affrontement est pour beaucoup de gens, au moins les deux scénarios ci-dessus semblent suivre l'ordre naturel des choses : un supérieur donnant des commentaires à ceux qui travaillent sous lui.

Que se passe-t-il alors si vous devez gérer votre manager ? Votre patron peut vous demander ouvertement d'identifier ce qu'il peut améliorer et vous laisser totalement bouche bée. Ou, encore plus difficile à avaler, vous pourriez vous retrouver dans une position où donner un feedback négatif devient nécessaire, que votre manager le demande ou non. Cela ressemble à un piège - damné si vous le faites, damné si vous ne le faites pas - mais tant que vous vous conduisez de manière professionnelle, vous sortirez de l'autre côté (promesse). Et hé, être capable d'offrir des critiques constructives pourrait même les impressionner et vous aider à obtenir une promotion sur toute la ligne.

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Experte en étiquette Jodi R.R. Smith, présidente de Façonnier conseil en étiquette et auteur de Le livre de l'étiquette : un guide complet des mœurs modernes (10 $ ; amazon.com ), partage les plus grosses erreurs à éviter lorsqu'on offre ses deux sous à un supérieur.

Erreur n°1 : donner des commentaires non sollicités.

Frapper votre patron avec une critique sévère à l'improviste est un mauvais plan. 'Ne présumez pas que votre patron veut vos commentaires s'ils n'ont pas été officiellement demandés.' dit Smith. (Et ce n'est pas seulement une politique de bureau, chaque patron a une sorte de règle ; les commentaires non sollicités sont difficiles à recevoir pour quiconque.) Si vous avez encore quelque chose à dire, commencez par demander à votre patron si ils aimeraient avoir des commentaires. Smith suggère d'aborder le sujet avec quelque chose comme : « Nous travaillons ensemble depuis quatre mois maintenant et je remarque certaines tendances. Seriez-vous ouvert à certaines idées sur lesquelles j'ai réfléchi ? » Le pire qu'ils puissent dire est « non », auquel cas « c'est votre réponse, dit Smith, vous devriez donc la laisser telle quelle (au moins pour le moment).

Les commentaires non sollicités sont encore moins les bienvenus lorsqu'ils ciblent leur style de gestion ou leur personnalité, par rapport à une certaine décision ou stratégie commerciale, car ils sont beaucoup plus personnels. S'ils donnent la parole à vos opinions sur leur attitude générale, leur traitement envers vous (et d'autres coéquipiers) ou leur méthode de travail particulière, procédez avec prudence. Approchez-le avec comment quelque chose a été fait toi sentir (en utilisant des déclarations utiles sur le « je »), citez des exemples spécifiques et venez avec des suggestions d'améliorations (que nous aborderons dans une minute).

Erreur n°2 : ne pas le chronométrer correctement.

Désignez un moment précis pour parler face à face, juste vous deux. « Dans la plupart des lieux de travail, fournir des commentaires à votre patron devrait être une réunion formelle », déclare Smith. « [Assurez-vous] que votre patron souhaite entendre des commentaires avant de programmer une heure précise pour parler. En cas de doute, il vaut mieux être plus formel que non, mais même dans un lieu de travail décontracté, ne critiquez pas le patron devant les autres et jamais devant les clients.

Erreur n°3 : ne pas poser de questions.

Une stratégie que Smith recommande est d'être journaliste. Au lieu de lancer des accusations et d'énoncer des opinions comme des faits, posez de meilleures questions. Pensez à ce que vous pourriez manquer ou à la façon dont vous pouvez vous améliorer. « Il pourrait y avoir quelque chose que votre patron fait pour une raison que vous ne comprenez pas encore. »

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Par exemple, votre patron peut continuer à confier des tâches plus importantes à votre collègue, ce qui donne l'impression que vous êtes sous-performant ou vous fait vous sentir personnellement offensé. Mais votre manager pourrait ne pas se rendre compte que vous lisez la situation de cette façon. Ils peuvent vous ignorer pour une bonne raison, comme s'ils allègent votre charge de travail afin que vous puissiez bientôt vous attaquer à quelque chose d'encore plus excitant, ou parce qu'ils ne se sont pas rendu compte que vous étiez intéressé par un projet de cette nature. C'est votre travail de demander de manière proactive : « Est-ce que je peux faire quelque chose pour gagner des responsabilités X ou Y ? J'adorerais m'impliquer davantage à l'avenir », et non, « Vous donnez toujours aux autres de meilleurs projets et ne semblez pas beaucoup m'aimer. Regarde la différence?

Erreur n°4 : Venir sans suggestions ni solutions.

Un bon manager appréciera un rapport qui a pris le temps non seulement d'observer les points faibles, mais aussi de réfléchir à des solutions possibles. Venez à cette réunion en tant que solutionneur de problèmes plutôt qu'en tant que simple observateur de problèmes. Cela montre que vos intentions vont au-delà de la simple diffusion de griefs : vous êtes ici pour corriger ou améliorer quelque chose qui entrave vos performances.

Votre patron envoie-t-il des e-mails confus et confus et s'attend à ce que vous les décodiez en lisant entre les lignes ? Essayez de demander : « Envisageriez-vous de m'envoyer ce dont vous avez besoin sous forme de puce, par e-mail ? Je travaille mieux avec un contour clair et je veux m'assurer de répondre correctement à toutes vos demandes.' Et évitez de dire : « Vos instructions par e-mail n'ont jamais de sens pour moi, c'est pourquoi vous n'êtes jamais satisfait de mon travail ».

Erreur n°5 : Être accusateur.

La clarté, l'empathie et la diplomatie seront vos plus grands atouts dans cette situation. Il est important d'aller droit au but clairement et rapidement, mais ne roulez pas avec des armes à feu. Surveillez vos mots et votre langage corporel : « Si votre patron a accepté d'entendre vos commentaires, choisissez vos mots avec soin », dit Smith. « Évitez de pointer du doigt au sens littéral ou figuré et gardez votre voix calme et égale. »

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Évitez le langage qui vous positionne comme une victime constante. Ne dites pas : « Vous n'êtes jamais disponible pour me rencontrer et vous êtes toujours distrait si/quand nous nous rencontrons ». Essayez plutôt : « Je profite le plus des réunions en face à face ininterrompues, même si elles durent 15 minutes toutes les deux semaines. Je sais à quel point vous êtes occupé, mais seriez-vous prêt à avoir des rencontres individuelles plus régulières ? Je serais heureux de les inscrire sur le calendrier.'

Erreur n°6 : Ne pas s'entraîner avant.

Pour vous assurer que votre prestation est professionnelle et appropriée tout en faisant passer le message, prenez quelques notes et pratiquez ce que vous êtes sur le point de dire. Vous voudrez peut-être faire un essai avec quelqu'un dans le bureau en qui vous avez confiance, recommande Smith. Plus vous êtes familier avec ce que vous voulez dire, plus il se déroulera facilement quand il sera temps de jouer.

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