Votre bureau utilise-t-il une plate-forme de messagerie instantanée comme Slack ou Google Hangouts ? Vous pouvez actuellement l'utiliser uniquement pour discuter avec votre collègue BFF ou envoyer rapidement un ping à votre patron pour lui dire que vous êtes en retard. Mais si vous ne profitez pas de la messagerie instantanée pour rationaliser la communication au travail et favoriser une collaboration efficace entre votre équipe et les autres équipes, vous devriez le faire. Voici la bonne façon et le bon moment pour utiliser la messagerie instantanée au travail.
Messagerie instantanée ou e-mail ?
Cet e-mail en une phrase, cette réponse en deux mots ou ce bonjour rapide fonctionne bien dans un système de messagerie comme Slack. Il est également parfait pour les conversations en cours qui nécessitent beaucoup de va-et-vient - celles qui ne méritent pas nécessairement un nom désigné, rencontre en personne ou alors appel téléphonique , mais il vaut mieux s'en remettre à la messagerie instantanée pour épargner les boîtes de réception de tout le monde. Bien que le courrier électronique reste nécessaire pour la communication externe, une plate-forme de messagerie pourrait sérieusement réduire votre volume de courrier électronique interne.
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S'organiser.
La véritable force d'une plate-forme de messagerie est la capacité de cataloguer et d'organiser les informations, explique Anna Pickard, responsable des communications de marque chez Slack. 'Contrairement aux e-mails, qui peuvent être automatiquement supprimés au fil du temps ou désactivés lorsque quelqu'un quitte l'entreprise, les fichiers et les informations partagés dans Slack sont toujours disponibles', dit-elle, 'ce qui donne aux nouveaux employés l'avantage des connaissances du groupe.' L'organisation est primordiale. Créez des chaînes par sujet ou projet et invitez les personnes concernées à la conversation. Besoin de discuter en tête-à-tête ? Utilisez la fonction de message direct pour que les discussions dans les canaux restent concentrées sur le sujet.
Soit bref.
Pickard conseille de garder les messages digestes en utilisant des puces et même des emoji. Si quelque chose doit être discuté ou expliqué plus en détail, démarrez un fil séparé ; dans Slack, cliquez simplement sur la bulle de discussion sous une réponse. Considérez ce fil comme une barre latérale : il est hyper spécifique et vous permet de développer un sujet sans brouiller la conversation.
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