Mettez le papier à sa place

La règle générale pour les papiers est de tout jeter. Mes clients ont toujours l'air abasourdis quand je dis cela. Bien sûr, je ne veux pas dire que nous devrions éliminer complètement les papiers. J'essaie simplement de faire comprendre à quel point nous avons besoin de détermination pour ne choisir que ceux qui sont absolument nécessaires et rejeter le reste. Les feuilles de papier semblent si minces ; on s'y accroche souvent sans vraiment y penser. Plus nous accumulons de papiers, plus il faut de temps pour trouver des documents particuliers et plus ils sont difficiles à mettre en ordre.

Commencez par rassembler tous vos papiers au même endroit et regardez chacun d'entre eux. Même les papiers qui se trouvent dans des enveloppes doivent être retirés et vérifiés page par page au cas où des dépliants publicitaires ou d'autres éléments indésirables y seraient mélangés.

Il peut être utile de trier les articles en catégories pendant que vous parcourez le contenu. Cela rend leur classement plus rapide et plus facile lorsque vous avez terminé. Les papiers peuvent être divisés en trois catégories : en attente, sauvegardés parce que vous le devez et sauvegardés parce que vous le souhaitez.

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La catégorie en attente comprend les papiers qui nécessitent une action, comme les factures impayées. Je recommande de les ranger tous dans une boîte de classement verticale jusqu'à ce que vous les ayez traités. De cette façon, ils ne seront pas mêlés à des articles d'autres catégories.

Ensuite, regardons papiers que nous devons économiser . Triez-les par catégorie et classez-les dans une armoire ou dans des dossiers sur une étagère. Si vous n'avez pas besoin de conserver les originaux, vous pouvez les numériser et les stocker électroniquement. Dans ce cas, plutôt que de les numériser au fur et à mesure que vous triez, il est plus efficace de les mettre dans une pile à numériser ultérieurement et de procéder à la numérisation en une seule fois.

La dernière catégorie correspond aux papiers que vous souhaitez conserver pour d'autres raisons. Ceux-ci peuvent inclure des documents que vous souhaitez conserver comme référence ou ceux qui suscitent réellement de la joie pour vous. Mais parce que le rebond est un problème courant lorsque les gens s'accrochent à des choses simplement parce que, gardez à l'esprit que la règle de base pour les papiers est de tous les jeter.

Dans mon cours de rangement , lorsqu'un client a du mal à décider quels papiers conserver et lesquels jeter, je lui pose des questions sur chacun d'eux—des choses comme Quand en avez-vous besoin ?, Depuis combien de temps l'avez-vous ?, À quelle fréquence revenez-vous en arrière et regardez-vous ça ?, Pouvez-vous trouver le même contenu sur Internet ?, L'avez-vous déjà enregistré sur votre ordinateur ?, À quel point cela poserait-il un problème si vous ne l'aviez pas ?, et Est-ce que cela suscite vraiment de la joie ? Si vous rechignez à l'idée que vous devriez tous les jeter, essayez d'imaginer que je viens d'entrer dans votre bureau et d'annoncer que je vais déchiqueter tous vos papiers. Que feriez-vous? Lesquels vous efforceriez-vous de sauver de la déchiqueteuse ?

Comment conserver les papiers pour ne jamais rebondir

Tant que vous suivez mes trois règles de rangement, vous ne reviendrez jamais au fouillis papier.

Articles connexes

1 Classez chaque papier jusqu'à la dernière feuille.

Commencez par trier vos papiers en catégories claires, telles que des présentations, des propositions de projet, des rapports et des factures. Utilisez le système qui vous convient le mieux. Il est maintenant temps de classer vos papiers de manière à vous faciliter la vie.

deux Rangez vos papiers debout.

Pour une efficacité optimale, il est crucial de stocker les papiers dans un système de dossiers suspendus. Mettez chaque catégorie de papiers dans un dossier séparé et rangez-les dans un classeur ou debout dans une boîte de classement placée sur une étagère. Les stocker de cette façon vous permet de voir facilement combien de papiers vous avez. Il a également l'air propre et bien rangé.

3 Faites une boîte en attente.

Ne gardez que les papiers dont vous avez besoin ce jour-là. Lorsque vous avez traité les papiers en attente, jetez ceux qui n'ont pas besoin d'être conservés.

Une fois que vous avez trié vos papiers et décidé à quoi appartient chaque catégorie, examinez votre espace de travail et déterminez l'espace maximum dont vous disposez pour les stocker. Lorsque vous dépassez ce capacité de stockage , les papiers commenceront à déborder. C'est un signal que vous devez réexaminer ce qui existe. En vérifiant régulièrement comme cela, vous pouvez garder vos papiers bien rangés à tout moment.

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Rangez votre collection de livres

Un best-seller que vous espériez lire un jour, un livre pratique sur la comptabilité que vous avez acheté pour améliorer vos compétences, un livre reçu d'un client… quels types de livres avez-vous dans votre espace de travail ?

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Les livres sont remplis de connaissances précieuses qui peuvent nous aider à faire notre travail. Lorsqu'ils sont conservés à nos bureaux ou sur nos étagères, ils peuvent nous donner de l'inspiration ou un sentiment de sécurité. Les lire peut stimuler notre motivation, et le simple fait de les afficher peut ajouter une touche personnelle à notre espace. En réalité, cependant, nous gardons souvent des livres au travail pour de mauvaises raisons.

Une de mes clientes avait une bibliothèque dans son bureau remplie de livres non lus. Lorsque nous les avons comptés, il y en avait plus de 50, et plus de la moitié étaient assis sur l'étagère depuis deux ans ou plus. J'en lirai le plus possible lors de mes prochaines vacances, a-t-elle déclaré. Lorsque nous nous sommes revus, cependant, je n'ai pas été surpris d'apprendre qu'elle avait abandonné à mi-chemin. La plupart des livres qu'elle avait réussi à lire étaient ses achats les plus récents. Les laisser non lus semblait un tel gaspillage que j'ai décidé de lire rapidement pour les parcourir, a-t-elle déclaré. Mais j'ai commencé à avoir l'impression de le faire par devoir. Cela ne m'apportait aucune joie. Cela semblait encore plus un gaspillage, alors j'ai décidé d'en laisser partir beaucoup. En fin de compte, elle a décidé de ne garder que 15 soigneusement sélectionnés dans son bureau.

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Lorsque vous rangez vos livres, commencez par les rassembler tous au même endroit. Peut-être pensez-vous qu'il serait préférable de les choisir simplement en regardant les titres alors qu'ils sont encore dans votre bibliothèque, mais s'il vous plaît, ne sautez pas cette étape. Les livres restés trop longtemps sur les étagères font désormais partie du décor. Votre esprit ne les enregistre pas, même lorsqu'ils sont directement dans votre champ de vision, et il est donc difficile de décider lesquels suscitent la joie. Ce n'est qu'en prenant chacun entre vos mains que vous pouvez réellement les voir comme des entités distinctes.

Si vous avez du mal à juger si un livre en particulier suscite ou non de la joie, essayez de vous poser certaines questions. Par exemple, quand l'avez-vous acheté ? Combien de fois l'avez-vous lu ? Voulez-vous le lire à nouveau?

Une autre question à vous poser est le rôle que joue ce livre dans votre vie. Des livres qui suscitent la joie sont ceux qui vous motivent et vous dynamisent lorsque vous les lisez et les relisez, ceux qui vous rendent heureux simplement de savoir qu'ils sont là, ceux qui vous mettent au courant des dernières informations et ceux qui vous aident à mieux effectuer votre travail, tels que manuels.

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Une dernière question à se poser est de savoir si vous achèteriez toujours ce livre maintenant si vous le voyiez dans une librairie ou s'il a dépassé son apogée en termes d'intérêt pour lui. Ce n'est pas parce que vous les avez payés que vous devez finir de lire chaque livre.

Le but de poser de telles questions n'est pas de vous forcer à purger sans réfléchir vos livres. Il s'agit plutôt de vous aider à explorer votre relation avec chacun de ceux que vous possédez. Si les livres suscitent de la joie pour vous, alors le bon choix est d'en garder autant que vous le souhaitez en toute confiance.

Adapté de Joy at Work © 2020 par KonMari Media Inc. et Scott Sonenshein. Utilisé avec la permission de Little, Brown and Company, New York. Tous les droits sont réservés.

Marie Kondo est l'auteur de Best-seller s La magie du rangement qui change la vie (12 $, amazon.com ; 16 $, librairie.org ) et Joie au travail (10 $, amazon.com ; 23 $, librairie.org ) , et est la star de Faire le ménage avec Marie Kondo sur Netflix. Scott Sonenshein est professeur à l'Université Rice et l'auteur à succès de S'étirer (23 $, amazon.com ; 28 $, librairie.org ) .