COMMENT STOCKER ET ORGANISER DES DOCUMENTS IMPORTANTS À LA MAISON

Même le classeur de documents personnels le plus désordonné et le plus débordant peut être poussé à la soumission - vous avez juste besoin de temps, de patience et d'une solide stratégie de stockage du papier. Que vous veniez de sortir de l'école et que vous soyez adulte pour la première fois, ou que vous viviez dans une maison pleine d'enfants, chacun avec son propre ensemble de documents personnels importants, vous avez besoin d'un système de stockage de papier à vie qui peut vous aider à tout trier, des réclamations d'assurance aux relevés de carte de crédit. Voici comment rendre la recherche et le classement de documents importants aussi faciles que possible à la maison.

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1. Disposer les piles

Commencez par trier vos documents en catégories (ménage, école, animaux de compagnie). Détruisez les documents obsolètes ou inutiles contenant des informations personnelles, telles que votre nom, votre adresse et en particulier votre numéro de sécurité sociale ou de carte de crédit. Les documents moins sensibles peuvent être simplement recyclés.

2. Triez facilement

Créez des étiquettes avec des catégories générales répertoriées en premier, suivies de descriptions plus précises (Médical : Julie ou Taxes : 2017). Utilisez des dossiers manille avec tous les onglets à droite ou à gauche (ils sont plus rapides à parcourir que les onglets à positions assorties) et classez par ordre alphabétique.

3. Taillez de manière appropriée

Déterminez l'espace de stockage dont vous avez besoin. Si vous conservez la plupart de vos fichiers sous forme numérique, par exemple, n'utilisez pas un grand classeur. C'est une perte d'espace, et vous pourriez être tenté de le remplir de fichiers dont vous n'avez pas besoin ou d'articles qui n'appartiennent pas à un classeur. Au lieu de cela, optez pour une boîte de fichiers de bureau.

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4. Tenir compte de la fréquence

Les espaces de rangement à l'écart (pensez aux étagères hautes dans les placards moins utilisés) sont des endroits parfaits pour archiver des fichiers comme les déclarations de revenus et les relevés bancaires. Réservez des emplacements faciles d'accès pour les articles dont vous avez besoin plus régulièrement, comme les formulaires scolaires et les recettes.

5. Créez une piste d'atterrissage

Aménagez une zone de dépôt quotidienne dans une zone très fréquentée, telle que la cuisine, pour le courrier entrant et la paperasse. Désigner un seul endroit empêchera les piles de s'accumuler dans toute la maison. Une boîte de réception ou un panier mural économisera de l'espace et indiquera clairement lorsque les articles débordent et doivent être traités. Filtrez le courrier indésirable et le papier de remplissage avant d'ajouter quoi que ce soit à la zone de dépôt. Traitez les objets qui atterrissent ici au moins deux fois par semaine, puis classez-les ou recyclez-les.

6. Gardez-le propre

Faites un grand balayage de vos fichiers consultés régulièrement tous les trois à six mois. Archivez ou déchiquetez les documents qui ne sont plus pertinents. Les déclarations de revenus et les documents relatifs aux réparations ménagères doivent être conservés pendant au moins trois ans.

Bonus : sans papier

L'organisation numérique des documents pose évidemment moins de problèmes d'espace, et l'outil de recherche de votre ordinateur peut vous aider à trouver exactement ce que vous cherchez. Suivez les mêmes directives pour les étiquettes numériques que pour les étiquettes physiques. Sauvegardez les fichiers sur un disque dur externe ou utilisez un service de stockage en nuage, comme Google Drive. le Evernote numérisable application (gratuite ; ios ) vous aide à convertir rapidement des fichiers papier en fichiers numériques.