Vous avez besoin de vacances. Votre cerveau a besoin de vacances. La recherche montre que les temps d'arrêt vous rendent plus productif, moins sujet à l'épuisement professionnel et un employé plus heureux et en meilleure santé, explique l'économiste Caroline Webb, auteur de Comment passer une bonne journée (16 $; amazon.com ). Les personnes qui prennent des vacances sont plus efficaces à leur retour et plus susceptibles de recevoir des promotions et des augmentations, ajoute-t-elle. Pourtant, 52 % des Américains n'utilisent pas tous leurs jours de vacances, selon une étude de l'U.S. Travel Association. Les principales raisons citées : ils craignent d'avoir l'air remplaçables et se sentent mal à l'aise de se fier à leurs collègues. Voici comment éviter ce piège et profiter de votre temps libre.
1. Demandez un congé dès que possible.
Le lève-tôt obtient le premier choix de dates. De plus, avoir suffisamment de temps pour planifier votre absence vous permet d'être plus stratégique dans la délégation et l'organisation de votre travail. Une idée pour booster la camaraderie des vacances : choisissez vos journées collectivement. Cela donne aux gestionnaires la possibilité d'encourager les vacances et de se couvrir les uns les autres au bureau. Il ne devrait pas y avoir de grognement lorsque quelqu'un demande à prendre des vacances, déclare Laura Vanderkam, auteur de Hors du temps : sentez-vous moins occupé tout en en faisant plus (15 $ ; amazon.com ). Demandez : Comment répartissons-nous l'année pour qu'il y ait toujours une couverture ? Quelles sont les périodes les plus chargées de l'année ? Quand sont les vacances scolaires et les vacances ? Qui ne devrait pas être absent du bureau en même temps ?
2. Choisissez votre équipe de sauvegarde.
Avec votre responsable, décidez qui devrait vous remplacer pendant votre absence. Désignez une personne-ressource et engagez plusieurs collègues pour diverses tâches. Si vous dirigez le département, considérez cela comme une opportunité de permettre aux gens d'essayer de nouvelles compétences ou de les former à certains aspects de votre travail, explique Vanderkam. C'est aussi un excellent essai pour quelqu'un que vous envisagez de promouvoir. Appuyez sur ceux qui ont demandé des responsabilités supplémentaires et évitez ceux qui pourraient déjà être submergés par d'autres projets.
3. Partagez votre horaire de vacances.
Un mois à l'avance, dites à vos clients, fournisseurs et collègues clés quand vous serez parti. N'essayez pas de cacher vos vacances, dit Webb. Être clair à ce sujet permet à chacun de faire un plan qui minimise l'incertitude stressante. Envoyez-leur une note avec vos dates de vacances et votre plan de couverture et demandez : Que devons-nous faire avant cette date ? Que pouvons-nous pousser jusqu'à ce que je sois de retour?
4. Priorisez vos tâches.
Automatisez ce que vous pouvez. Vous pouvez programmer des articles de blog, des newsletters clients et même des e-mails. Faites ensuite une liste de ce que vous devez accomplir avant de partir. Kate Northrup, auteur de Faire moins (17 $; amazon.com ), propose de se poser trois questions. Premièrement : est-ce que cela doit être fait ? Cela peut vous aider à réaliser ce qui est vraiment essentiel, dit-elle. Deuxièmement : est-ce que cela doit être fait par moi ? Si la réponse est non, à qui pouvez-vous demander de le faire ? Nous avons tendance à surestimer le temps dont nous disposons et à sous-estimer les autres acteurs de notre vie, explique Northrup. Troisièmement : est-ce que cela doit être fait maintenant, ou peut-il attendre que je sois de retour ? Ignorez ou déléguez tout ce qui ne convient pas et dites à votre patron et à votre équipe les tâches que vous terminerez avant de partir.
5. Préparez vos sauvegardes.
Une semaine avant vos vacances, examinez avec votre équipe de sauvegarde une liste détaillée des grands projets et des tâches quotidiennes qui nécessiteront une saisie ou une exécution. Stockez tous les fichiers nécessaires dans un emplacement central et accessible, comme Google Drive ou Dropbox, explique Laurie Palau, coach organisationnel et auteur de Hot Mess : un guide pratique pour s'organiser (15 $ ; amazon.com ). Montrez les ficelles du métier à vos sauvegardes : amenez-les à des réunions importantes et présentez-les aux clients ou aux collègues avec lesquels ils travailleront en votre nom.
6. Écrivez un message d'absence du bureau.
Ne sautez pas cette tâche. Faites en sorte que votre réponse automatique soit courte et précise : mentionnez les jours où vous serez absent et la personne à qui envoyer les demandes par e-mail. (Vous n'avez pas besoin d'être intelligent. Je n'ai pas besoin de savoir que vous 'prenez enfin des vacances bien méritées', dit Vanderkam.) S'il y a des questions qui vous sont constamment posées par e-mail, par exemple, Comment puis-je faire une demande de subvention ? Inclure des liens vers des pages Web avec des réponses ou créer un document FAQ. Tout ce que vous pouvez faire pour éviter les e-mails excessifs facilitera la transition plus tard.
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7. Créez des règles pour travailler pendant les vacances.
Bien qu'il y ait de nombreux avantages à débrancher complètement, ce n'est pas toujours réaliste. Peut-être que votre objectif est d'être présent avec vos compagnons de voyage tout en étant accessible pour de courtes fenêtres. Qu'est-ce qui fonctionnera le mieux pour vos vacances? Si vos adolescents dorment, vous pouvez consulter vos e-mails tous les matins pendant 30 minutes. Si vous êtes en voyage sur la route, vous pourriez recevoir des appels pendant une longue période de conduite. Avant de partir, établissez avec votre équipe comment et quand vous vous enregistrerez et sur quoi vous voulez des mises à jour. Soyez aussi précis que possible : que doivent-ils faire si quelque chose ne va pas ? Quand devraient-ils toucher la base ? Si vous définissez des limites claires, les gens s'organiseront autour d'elles, dit Northrup. Respectez vos règles : lorsque cette fenêtre de temps est écoulée, arrêtez de travailler. Cela empêchera votre famille ou vos compagnons de voyage d'être mécontents et votre équipe d'avoir l'impression que vous faites de la micro-gestion des vacances, explique Vanderkam.
8. Emportez un cahier.
Lorsque votre cerveau fait une pause dans le travail et la prise de décision constante, il traite et consolide toutes les informations que vous avez reçues et commence à établir des connexions, explique Webb : lorsque vous « dormez » sur quelque chose, vous vous sentez plus calme et plus capable de faire face un problème. Multipliez cela par cinq jours et vous verrez comment vous reviendrez avec une nouvelle approche et une nouvelle motivation. Vous êtes susceptible de mieux comprendre ou de découvrir des idées précieuses pendant votre absence. Ayez un cahier ou un journal avec vous pour consigner vos pensées afin de pouvoir vous y référer à votre retour.
9. Construire dans un tampon.
Si vous contrôlez votre calendrier, évitez de programmer un bloc de réunions le premier jour de votre retour. Et bien que votre boîte de réception vous fasse signe, n'essayez pas de rattraper le retard sur vos e-mails immédiatement. Il est plus efficace de parler à toutes les personnes avec qui vous travaillez, en personne ou au téléphone, et de leur demander : « Qu'est-ce que j'ai raté ? Qu'est-ce qui nécessite mon attention en premier ? », dit Vanderkam. Si quelqu'un vous a envoyé quelque chose d'urgent par e-mail, il est probable qu'il vous contactera.
10. Apprivoisez l'avalanche d'e-mails.
Une fois que vous vous êtes réinstallé, occupez-vous de votre boîte de réception. Triez vos e-mails afin de lire d'abord ceux des expéditeurs VIP : votre patron, un client de premier plan, etc. Triez ensuite par date de réception. Faites un passage rapide pour les e-mails qui nécessitent une réponse afin d'avoir une liste de choses à faire claire ; archivez tous ceux sur lesquels vous avez été mis en copie. Ensuite, supprimez par lots toutes les promotions, newsletters et courriers indésirables (le tri par expéditeur accélère ce processus). Et enfin, détendez-vous. Répondre à un e-mail demain plutôt qu'aujourd'hui mettra-t-il en péril votre carrière ? Nous créons beaucoup de drame et d'anxiété à propos d'avoir des tâches à faire non vérifiées ou des e-mails non lus, dit Northrup, mais vous devez vous sentir à l'aise avec le fait qu'il n'y aura jamais un jour dans le futur où vous arriverez à chaque élément. Allez-y doucement, épinglez un souvenir et savourez l'éclat de vos vacances.
