Donnez votre avis rapidement mais pas immédiatement.
N'attendez pas un examen annuel pour identifier les domaines d'amélioration. Attirez rapidement l'attention sur les problèmes afin que les détails soient frais dans votre esprit. Un jour après un incident est le sweet spot ; avoir un peu de temps apaise les émotions trop chaudes et vous permet de vous préparer et d'être plus réfléchi avec vos mots. Pour le moment, les deux parties auront une réaction plus forte et moins utile, déclare Jennifer Porter, associée directrice de la Groupe de mariage , une entreprise de leadership et de développement d'équipe. Les revues annuelles ou trimestrielles doivent couvrir les objectifs et se concentrer sur les retours d'information prospectifs - par exemple, ce qu'une personne doit faire plus ou moins pour faire avancer sa carrière (si vous deviez devenir plus compétent en analyse de données, je peux vous voir sauter au niveau suivant).

Rappelez-vous votre intention.
Réfléchissez à la raison pour laquelle vous souhaitez partager des commentaires en premier lieu. Vous faites cela parce que vous voulez aider la personne à réussir, dit Porter. Sur le moment, cela peut sembler moins bienveillant que cela – vous pourriez penser que vous avez juste besoin de lutter contre les mauvaises habitudes ou de réparer le travail bâclé – mais tout type de retour aide votre équipe à apprendre et à grandir. Vous voulez aussi gagner leur confiance. Si vous ne fournissez pas les commentaires, quelqu'un d'autre fera et pourrait ne pas faire un aussi bon travail que vous l'auriez fait, déclare Freyan Billimoria, directeur des opérations humaines chez Partage de compétences , une communauté d'apprentissage en ligne. Au cours de la conversation, exprimez votre intention. Dites, je vous dis cela parce que je tiens à vous et je veux que vous soyez aussi efficace que possible.

Pensez au contenu, pas à la livraison.
De nombreux managers s'inquiètent de la façon dont ils vont atténuer le coup au lieu de ce qu'ils vont dire, dit Porter. C'est comme se préparer à prononcer un discours et se concentrer sur ce que vous allez porter plutôt que sur le contenu de votre présentation, note-t-elle. Demandez-vous quel est mon message principal ? Qu'est-ce que j'espère que cette personne retiendra de la conversation ? Qu'est-ce que je veux qu'il se passe ensuite ? Écrivez ce que vous allez dire et entraînez-vous sous la douche ou sur un collègue de confiance. Concentrez-vous sur le comportement ou l'action, plutôt que de discuter de vos sentiments, et donnez des exemples concrets, comme j'ai remarqué que vous avez interrompu les gens six fois lors de cette réunion (par opposition à vous êtes impoli avec vos collègues).

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Commencez par une question.
La discussion doit être un dialogue, pas un monologue. Dites, j'aimerais avoir une conversation avec vous pour partager quelques commentaires. Est-ce que ça va? C'est dans la nature humaine de dire oui, mais en demandant la permission, vous pouvez renforcer la relation, dit Porter. Autre tactique : demandez à l'autre personne de mener la conversation. Dis, j'aimerais te parler de X . Selon vous, qu'est-ce qui s'est bien passé ? Que pensez-vous n'a pas fait? Donnez à votre employé le temps de répondre. Dans de nombreux cas, ils savent déjà où ils font défaut, explique Fran Hauser, auteur de Le mythe de la gentille fille (16 $; amazon.com ). Lorsque vous présentez la conversation comme une collaboration au lieu d'une critique, le ton est plus favorable.

Utilisez moins de mots.
Soyez aussi spécifique que possible. Des phrases vagues ou clichées (vous devez travailler sur votre présence exécutive) ou des commentaires enrobés de sucre sont déroutants pour l'auditeur, ce qui augmente la probabilité qu'il rate complètement votre point de vue. Si vous utilisez 100 mots pour dire que quelqu'un a raté une date limite, vous surexpliquez, dit Porter. Et une fois que vous vous êtes chargé de mots de remplissage et d'adoucisseurs (je sais que vous êtes surchargé de travail), les commentaires commencent à être personnels et des préjugés peuvent s'infiltrer, explique Billimoria. Au lieu de cela, allez droit au but et mentionnez ce que vous avez observé. Dites, j'ai remarqué que nous avons manqué la date limite pour les deux derniers rapports. Que s'est-il passé?

N'édulcorez pas votre message.
L'habitude courante de prendre en sandwich les commentaires négatifs entre deux louanges peut être instinctive, mais c'est l'une des plus grosses erreurs que commettent les managers, explique Billimoria. Cacher les commentaires dans des compliments jetables enlève le pouvoir de vos mots. Les gens le voient venir; alors ils rejetteront le positif, attendront le négatif et ne feront pas confiance à ce que vous avez à dire, dit Porter. Ce que vous pouvez faire pour être gentil mais direct : Exprimez les commentaires de manière positive, dit Hauser. Dites, beaucoup de choses se passent bien, mais j'ai des commentaires constructifs sur certaines choses qui doivent être améliorées, ou j'ai des conseils qui pourraient vous aider.

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Fournir le contexte.
Pourquoi vous souciez-vous si quelqu'un livre le travail en retard ? Ou ne formate pas parfaitement les présentations ? Les réponses peuvent être évidentes pour vous, mais un employé doit comprendre le pourquoi de vos commentaires. Essayez de placer des notes spécifiques dans le tableau d'ensemble. Par exemple, lorsque notre service est en retard au travail, cela affecte également les autres équipes, ou Lorsque vos finances semblent mal alignées, cela peut donner aux gens un manque de confiance en vos chiffres. Expliquer pourquoi vos commentaires sont importants, dit Hauser, peut faciliter la livraison et l'écoute.

Soyez empathique.
Recevoir des commentaires critiques est difficile. Peu importe à quel point vous êtes habile à fournir des commentaires. Ça pique toujours, dit Porter. Ne soyez pas trop dur, écoutez le point de vue de l'autre personne et restez calme. Aussi, évitez le mot vous si vous le pouvez. Des choix de mots subtils peuvent donner l'impression que la conversation ressemble à un dialogue plutôt qu'à une attaque, explique Hauser. Par exemple, au lieu de dire : Voici ce que je pense que vous auriez pu faire différemment, dites : Voici ce que je pense que vous auriez pu faire différemment.

Faites-le en face à face.
Diffuser des nouvelles difficiles par e-mail ou par téléphone est tentant, mais se rencontrer en personne (ou via Skype ou FaceTime) est plus efficace, explique Hauser. Il vous permet de lire les indices non verbaux et l'intention émotionnelle de l'autre. Être face à face est le seul moyen de s'assurer que l'autre personne peut ressentir votre compassion, dit Hauser. De plus, si vous ne pouvez pas voir votre employé, il sera plus difficile de discerner s'il est contrarié ou même s'il fait attention à ce que vous dites. Asseyez-vous droit et maintenez le contact visuel, même si cela peut être difficile, dit Hauser.

Ayez un plan de suivi.
Terminez la conversation par une discussion sur les prochaines étapes. Demandez comment vous pouvez être utile et décidez ensemble quand vous devriez reparler (des jours, des semaines ou des mois plus tard, selon le problème). Ensuite, vérifiez après un jour ou deux pour voir comment l'autre personne se sent. Il est naturel que le destinataire du feedback s'éloigne un peu blessé de la conversation, même si elle a été productive, dit Porter. Vous devez donner aux gens le temps de traiter, dit Billimoria. La clé de relations solides est la boucle. Lorsque vous le faites, vous gagnerez la confiance, ce qui facilitera le partage des commentaires la prochaine fois.

N'oubliez pas de faire également de nombreux éloges.
Intégrez les commentaires positifs à votre routine – ne vous contentez pas de les incorporer dans des conversations désagréables. Le but n'est pas simplement d'apaiser les gens ou de donner à chacun un trophée ; la rétroaction positive est un outil de développement professionnel. Tout d'abord, c'est constructif, c'est utile pour les gens de savoir ce qu'ils font bien pour pouvoir continuer à le faire. Deuxièmement, cela aide à créer une culture plus ouverte et plus tolérante à l'égard des commentaires, explique Porter. Soyez précis ici aussi. Dites, j'aime vraiment la façon dont vous avez géré ce défi, ou j'apprécie que vous ayez parlé avec d'autres départements pour obtenir leur adhésion. Et le dire souvent. Pour chaque critique, vous devez donner au moins cinq éloges, dit Hauser. Cela amène les gens à un endroit où ils ont soif de commentaires.