Que vous deviez annuler votre célébration de mariage en raison de précautions liées au COVID-19 ou d'autres circonstances imprévisibles, savoir par où commencer peut être un sérieux casse-tête. Cela vaut à la fois pour la logistique et l'impact émotionnel. Entre l'annulation ou le report de la date du lieu et la communication d'informations mises à jour aux invités, cela peut rapidement devenir une épreuve écrasante.

Pour savoir comment les couples peuvent faire face au problème de la manière la plus transparente possible, nous avons fait appel à l'organisateur d'événements. Rebecca Gardner . Avant tout, elle veut que tout le monde sache que tout ira bien.

C'est une période extraordinaire et dévastatrice pour tant de gens - mon cœur va à tous nos clients qui ont dû reporter leur mariage, dit Gardner.

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Essayez de déplacer la date, ne l'annulez pas

À moins que vous et votre partenaire ne décidiez que l'annulation totale est la bonne décision pour vous, Gardner encourage les futurs mariés à ne pas désespérer et à faire tout ce qui est en leur pouvoir pour reprogrammer. Veuillez reporter, n'annulez pas ! Imaginez à quel point vos amis et votre famille seront excités de danser et de boire, de vous embrasser et de célébrer après une longue quarantaine . Je ne peux pas penser à une célébration plus enthousiaste qu'un P.C.W. (Post Corona Wedding), dit-elle.

Au-delà des seules raisons sentimentales, Gardner assure que déplacer la date plutôt que de la supprimer des livres devrait vous aider à éviter de perdre des dépôts.

Si vous devez annuler complètement [l'un de vos fournisseurs], appelez dès que possible. Ils devraient être plus compréhensifs, compte tenu des circonstances, et nous promettons (malheureusement) que vous ne serez pas la première personne qu'ils auront à aider à traverser cela.

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Trouver une nouvelle date

En parlant de dépôts, Gardner vous encourage à les payer. COVID-19 est considéré comme un acte de Dieu pour la plupart des régimes d'assurance des sites, ce qui donne potentiellement aux deux parties une certaine clémence en ce qui concerne les paiements et les contrats. Cela dit, soyez prêt à défendre vos nouvelles dates souhaitées avec le lieu, le photographe et tout autre fournisseur avec lequel vous espérez continuer à travailler.

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Il va y avoir une pénurie de sites disponibles à l'automne 2020, dit Gardner. Mon équipe a repoussé six mois d'événements à l'automne, et nous n'avons pas encore de fournisseur qui ne souhaite pas déplacer la date.

Mettre à jour tous les contrats.

Mettez tous les horaires nouvellement révisés dans des contrats mis à jour avec votre nouvelle date. Déterminez d'abord un calendrier mis à jour des livrables avec les fournisseurs, puis payez vos acomptes rapidement et mettez les calendriers révisés par écrit, dit Gardner.

Être flexible.

Que se passe-t-il si votre premier choix de lieu est réservé à votre date reportée ? Encore une fois, vous constaterez peut-être que beaucoup d'autres personnes ont décidé de repousser leurs célébrations à la même saison que vous avez maintenant en vue. C'est là que vous devrez peut-être faire quelques démarches pour trouver un autre emplacement.

Si votre premier choix n'est pas disponible, ne paniquez pas, dit Gardner. Pensez à d'autres lieux créatifs pouvant accueillir votre nombre d'invités, quelque chose d'un peu original comme un musée, une galerie, une maison historique ou une tente dans un parc magnifiquement aménagé.

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Gérer les invitations et communiquer avec les invités

L'un des facteurs les plus inattendus dans tout budget de mariage est la rapidité avec laquelle le coût des articles en papier s'additionne. Si vous avez déjà fait imprimer des invitations de mariage ou s'il est trop tard pour annuler votre commande, ne vous inquiétez pas. Même si vous avez déjà envoyé des invitations officielles, la meilleure solution consiste à informer tout le monde (par e-mail, c'est probablement le plus simple) qu'une mise à jour numérique est en route, et de garder un œil dessus.

Nous utilisons Poste sans papier pour avertir les invités que la date a changé. C'est l'option la plus rapide et la plus élégante, dit Gardner. Assurez-vous d'inclure des informations sur la nouvelle date de mariage et des instructions sur la façon de transférer les réservations d'hôtel pour les blocs de chambres.

Vous pouvez aller plus loin pour vos invités et contacter les hôtels où vous avez réservé des chambres pour essayer de négocier des remboursements pour eux. Encore une fois, compte tenu des circonstances, les hôtels seront, espérons-le, compréhensifs, voire désireux, de relouer un hébergement aux alentours de votre date future.

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