Déterminer quoi déléguer

Concentrez-vous sur les tâches qui aident votre carrière. Tout d'abord, prenez 15 minutes pour rédiger une liste exhaustive de choses à faire. Cela vous permet de vous vider l'esprit et de vous concentrer sur l'action, explique Tiffany Dufu, auteur de Drop the Ball : obtenir plus en faisant moins . Évaluez chaque tâche par rapport à la situation dans son ensemble : qu'est-ce qui contribuera vraiment au succès d'un projet ou vous aidera à obtenir une promotion ? Faites passer votre perspective de « Que doit-il se passer aujourd'hui ? » à « Qu'est-ce que j'essaie d'accomplir ? » conseille Dufu.

Planifiez votre temps. Il n'y a que 24 heures dans une journée et vous avez besoin de dormir. Voir votre liste complète de choses à faire vous fera penser : Quand vais-je vraiment faire tout cela ? dit Mary Jane Nirdlinger, directrice adjointe de la ville de Chapel Hill, en Caroline du Nord. Répondez à cette question en utilisant votre calendrier pour planifier et programmer vos tâches – en tenant compte du temps pour la préparation du cerveau, les repas et la vérification des e-mails – comme vous le feriez pour une réunion, dit-elle. Complétez également ces blocs de temps. Nous avons tendance à sous-estimer le temps qu'il faut pour faire avancer les choses, dit Dufu. Vous vous rendrez vite compte que vous ne pouvez pas vous en passer. Et si quelque chose est toujours une priorité, vous devrez trouver quelqu'un d'autre pour le faire, dit Nirdlinger.

Priorisez les tâches que vous seul pouvez faire. Ce ne sont pas des choses que vous pouvez nécessairement faire mieux ; ce sont des choses que vous seul avez les compétences, le réseau ou le sens politique pour gérer, dit Dufu. Vous êtes peut-être le seul à pouvoir prononcer le discours, mais vous pouvez demander de l'aide pour préparer les diapositives de votre présentation, dit-elle. Gardez tout ce qui nécessite votre point de vue distinct. Je ne déléguerais jamais rien qui exige une véritable authenticité, comme ma voix dans mon écriture ou le contrôle de mon menu, déclare Vivian Howard, chef à Kinston, Caroline du Nord, et auteur du livre de cuisine. Racines profondes . Évitez de déléguer des tâches que vous aimez vraiment faire, même insignifiantes. Ceux-ci contribuent à votre bonheur global au travail, dit Nirdlinger. Peut-être que vous aimez réserver vos propres vols d'affaires (et êtes très pointilleux sur les escales).

Attribuer efficacement

Découvrez la superpuissance de chacun. Prenez le temps de mieux connaître vos coéquipiers et leurs compétences uniques. Chaque infirmière a un trait unique, qu'il s'agisse de démystifier le jargon médical pour les patients ou d'être la meilleure prise de sang, explique l'ancienne infirmière psychiatrique Elizabeth Scala, auteur de Arrêtez l'épuisement professionnel des infirmières . Une fois que vous avez trouvé votre gourou PowerPoint ou votre pro de l'appel à froid, il est plus facile de confier à la personne cette tâche de signature.

Identifiez les opportunités de croissance. Donnez à chacun la chance de briller. La délégation ne concerne pas que vous. Il s'agit de donner aux gens les moyens de grandir et d'essayer quelque chose de nouveau, dit Nirdlinger. Si vous ne pouvez pas arrêter d'être occupé assez longtemps pour déléguer, vous freinez votre équipe. Demandez-vous, qui pourrait vraiment bénéficier de cette expérience ou de ce défi ? dit Laura Vanderkam, auteur de Je sais comment elle fait . S'il y a quelqu'un qui apprendrait de l'exposition à un nouveau département, envoyez-la à une réunion à votre place.

Demandez des volontaires. Parfois, nous sommes tellement embourbés dans notre travail que nous ne prenons pas de recul pour voir qui est là pour nous aider, dit Nirdlinger. Elle recommande de dire à votre équipe, je me sens dépassé. Y a-t-il quelque chose que vous remarquez que je fais et que vous pensez pouvoir aider ? Les gens aiment être utiles, dit Nirdlinger : Cela les fait se sentir valorisés. En tant que coordinatrice des bénévoles pour Habitat for Humanity à Knoxville, Tennessee, Trinity Edgar sollicite des commentaires et demande aux bénévoles quelle tâche ils aimeraient entreprendre. Nous voulons nous assurer qu'ils sont à l'aise tout en les poussant à augmenter leur niveau de confort, dit-elle.

Déléguez dans toutes les directions, y compris en haut. Parfois, un pair est la meilleure personne pour le travail à accomplir ; Parfois, une tâche qui vous prendrait des heures peut être effectuée par un responsable en un seul appel. Faites savoir à la personne que son expertise ou son implication mènera à une entreprise gagnante. Faites attention à votre langue, dit Lindsey Pollak, auteur de Devenir le patron . Utilisez le mot soutien, assistance ou orientation au lieu de délégué. À un pair, Dufu suggère de dire, je pourrais vraiment utiliser votre soutien pour résoudre ce problème. Pouvez-vous assister à ces trois réunions à ma place et apporter votre éclairage avisé ? Dites à un responsable : Votre prise en charge de ces deux choses va supprimer d'énormes obstacles pour le projet. Vous ne déplacez pas les tâches de votre assiette ; vous exprimez ce qui doit être fait pour réussir cette mission hors du stade.

Communiquer la tâche

Énoncez des attentes claires. La clarté est vitale lorsque vous déléguez une tâche. Expliquez exactement ce dont vous avez besoin et convenez du résultat, déclare Stacy Brown-Philpot, PDG de TaskRabbit. Soyez précis (est-ce que ASAP signifie demain ou 17 heures aujourd'hui ?) et ne présumez pas que quelqu'un va faire la tâche comme vous le feriez naturellement. Différentes générations utilisent différents outils, dit Pollak. Si vous voulez que quelqu'un écrive à la main une note de remerciement plutôt que d'envoyer un e-mail, dites-le précisément.

Montrez, ne dites pas. Montrez à quoi ressemble le succès. Écouter un appel de vente et entendre exactement ce que vous dites et comment vous répondez est généralement une meilleure formation que n'importe quel script, explique Pollak. Ou donnez à votre collègue cinq exemples de ce à quoi ressemble l'excellence et des exemples de ce qu'il ne faut pas faire. Une fois que cette personne vous a suivi pendant un certain temps, dit Scala, soyez franc et demandez : vous sentez-vous maintenant à l'aise pour le faire vous-même ?

Annoncez le bon côté de chaque tâche. Soyons honnêtes : peu de gens sont ravis à l'idée de réserver une salle de conférence ou d'organiser une salle de fournitures. Même si votre demande n'est pas sexy, exprimez-la avec enthousiasme. Les gens sont avides d'apprendre et désireux d'aider lorsque la demande est présentée comme une opportunité, dit Dufu. Par exemple, si vous avez besoin de quelqu'un pour prendre des notes lors d'une réunion de direction, disons : Cette réunion est une chance pour vous d'avoir une fenêtre sur la politique de cette entreprise. J'aimerais que vous y assistiez et que vous preniez des notes. Howard ajoute un rappel : être un délégant n'est pas être un dictateur. Soyez gentil à ce sujet.

Évaluer si cela fonctionne

Décidez comment vous allez vous enregistrer. Une fois que vous avez transféré la propriété, déterminez comment vous obtiendrez les mises à jour. Mettez en place quelque chose qui fonctionne avec vos deux personnalités, dit Nirdlinger. Créez un calendrier et soyez précis sur ce que vous attendez à chaque point de contrôle, explique Brown-Philpot.

Dépannez ensemble. Si la délégation ne se passe pas bien, soyez franc sur ce qui ne fonctionne pas. Posez une série de questions honnêtes : aviez-vous toutes les informations dont vous aviez besoin ? Avez-vous besoin d'une formation? Est-ce quelque chose que vous vous sentez à l'aise de faire ? Participez à la solution pour faire passer la conversation de défensive à tactique, explique Nirdlinger.

Roulez avec. De temps en temps, vous n'avez qu'à faire des compromis. Parfois, je ne peux pas exprimer ma vision d'une manière compréhensible, dit Howard. Vous devez être ouvert à la façon de faire des autres et faire des ajustements en cours de route. Même si la tâche n'a pas été parfaitement accomplie, si cela vous a donné le temps de vous concentrer sur un autre projet important ou de partir assez tôt pour aller au gymnase ou border les enfants, c'est une victoire certaine.