Étape 1 : jetez les reçus vérifiés et les bordereaux de guichet automatique

Presque tous vos documents financiers peuvent être divisés en trois catégories : les documents que vous ne devez conserver que pour l'année civile ou moins, les documents que vous devez économiser pendant sept ans (la fenêtre typique au cours de laquelle votre déclaration de revenus peut être vérifiée), et des papiers auxquels vous devez vous accrocher indéfiniment.

Par exemple, avez-vous vraiment besoin de sauvegarder tous ces reçus de retrait aux guichets automatiques ? Non. Une fois que vous avez vérifié les informations telles qu'elles apparaissent dans votre compte en ligne ou sur votre relevé mensuel, vous pouvez jeter le bordereau de guichet automatique. Il en va de même pour les bordereaux de dépôt et les reçus de carte de crédit. Ne conservez pas les reçus de vente pour les achats mineurs après avoir utilisé l'article de manière satisfaisante à quelques reprises ou si la garantie a expiré. Conservez les reçus des achats importants (tout article dont le coût de remplacement dépasse la franchise de votre assurance habitation ou locataire).

Peu de temps après la fin de l'année civile, vous serez probablement en mesure de jeter (ou de façon plus sûre, de déchiqueter) une multitude de papiers supplémentaires, y compris vos talons de chèque de paie, vos relevés mensuels de carte de crédit et d'hypothèque, vos factures de services publics (s'ils ne sont pas nécessaires pour les déductions commerciales) et les rapports mensuels ou trimestriels des sociétés de courtage et de fonds communs de placement pour l'année précédente.

« En règle générale, toute l'activité de l'année est répertoriée en détail sur votre déclaration finale de fin d'année, ce qui rend toutes les autres déclarations redondantes », explique Ed Slott, CPA à Rockville Center, New York. Votre talon de paie final et votre formulaire W-2, par exemple, documentent tous vos revenus pour l'année si vous travaillez pour quelqu'un d'autre ; si vous êtes indépendant, vos formulaires 1099 font de même pour vous. De même, la plupart des sociétés d'investissement et certains émetteurs de cartes de crédit envoient des relevés complets en janvier. « Conservez les mises à jour mensuelles jusqu'à ce que vous les réconciliez avec les résumés de fin d'année », explique Slott.

Étape 2 : Conservez les déclarations finales jusqu'à sept ans

Vous devrez cependant conserver ces derniers relevés de carte de crédit, ainsi que vos W-2 et 1099, pendant au moins trois ans et, de préférence, pendant sept ans. L'Internal Revenue Service a jusqu'à trois ans à compter de la date à laquelle vous déposez votre déclaration de revenus pour l'examiner à la recherche d'erreurs et jusqu'à six ans pour effectuer une vérification s'il y a des raisons de soupçonner que vous avez sous-déclaré votre revenu brut de 25 % ou plus. (Il n'y a aucun délai de prescription pour quiconque a délibérément commis une fraude.) En effet, vous devrez conserver tous les documents justifiant votre déclaration jusqu'à la fermeture de cette fenêtre d'audit. Parmi les documents supplémentaires que vous devez conserver : les chèques annulés et les reçus pour toutes les dépenses professionnelles déductibles (telles que celles pour les divertissements, l'équipement de bureau à domicile et les cotisations professionnelles), les cotisations au compte de retraite, les dons de bienfaisance, les factures de garde d'enfants, les -les frais médicaux de poche, la pension alimentaire et les paiements d'intérêts hypothécaires et d'impôt foncier.

Sauf si vous avez sciemment soumis une fausse déclaration, vous pouvez jeter ces pièces justificatives au bout de trois à sept ans, selon la simplicité de votre situation fiscale.

Mais ne jetez pas les déclarations de revenus réelles ou les résumés de fin d'année de vos comptes de placement, même après que les chances d'un audit se soient pratiquement évanouies. Ces documents ne prennent pas beaucoup de place et peuvent être très utiles pour la planification financière future.

À des fins d'assurance, vous souhaiterez également conserver les reçus pour les achats importants et les reçus indiquant combien vous avez payé indéfiniment pour les rénovations domiciliaires, à la fois pour satisfaire les acheteurs potentiels et pour réduire les éventuels impôts sur les plus-values ​​lors de la vente de votre maison. Il est extrêmement important de conserver les bordereaux de confirmation qui indiquent les désignations de bénéficiaires et le prix d'achat des actions, des fonds communs de placement et de tout autre investissement que vous détenez ; conservez ces dossiers indéfiniment car un jour, dit Slott, 'vous ou vos héritiers devrez savoir exactement combien vous avez payé pour déterminer le bénéfice de votre investissement à des fins fiscales'.

Étape 3 : Donnez à vos papiers une maison

Si vous avez une pièce ou un coin libre que vous pouvez désigner comme l'endroit où vous vous occupez de la paperasse, tant mieux ; sinon, un tiroir, une armoire ou un placard où vous pouvez ranger les factures et les dossiers courants, situé près d'une table sur laquelle vous pouvez écrire des chèques, fera l'affaire. Côté fournitures, vous trouverez des chemises ou des enveloppes manille qui vous seront utiles pour ranger les papiers, tout comme un classeur ou une boîte en carton pour ranger les dossiers.

Conservez votre testament, vos actes de naissance et de mariage, vos polices d'assurance, vos actes de propriété et autres documents permanents dans un endroit sûr mais accessible à proximité de vos autres documents financiers, afin que vous et vos héritiers puissiez toujours y accéder rapidement, s'ils en ont besoin. .

Étape 4 : Soyez systématique

Ayez un plan pour traiter tout le papier. Choisissez un endroit où vous mettrez les factures, par exemple une enveloppe en papier, un tiroir ou une boîte de réception ou un trieur en plastique, et jetez chaque enveloppe au fur et à mesure qu'elle arrive par la poste. Ensuite, lorsque vous vous asseyez pour payer vos factures, vous aurez tous les documents dont vous avez besoin en un seul endroit.

Maintenant, voici la clé : une fois que vous avez payé la facture ou vérifié le relevé, déposez-le immédiatement. 'Votre objectif devrait être de toucher un morceau de papier le moins de fois possible, plutôt que de le mélanger de pile en pile', explique Paula Boyer Kennedy, planificatrice financière au bureau de Minneapolis d'Ernst & Young. «Si vous remettez la facture dans le tiroir après l'avoir payée, elle trouvera des amis, et ils s'accoupleront et produiront une progéniture. Bientôt, vous aurez une vraie portée.'

Encore une fois, un système de classement très rudimentaire est tout ce dont vous avez besoin. La méthode la plus simple est de jeter tout ce qui est fiscal dans un seul réceptacle dès que vous en avez fini avec : un tiroir, un classeur, un dossier accordéon en papier ou même une boîte à chaussures feront l'affaire. Ainsi, lorsque vous serez prêt à remplir votre déclaration de revenus, vous aurez à portée de main tous les documents dont vous avez besoin. Alternativement, vous pouvez mettre en place un système légèrement plus organisé au départ, avec des dossiers de fichiers séparés pour les principales catégories de votre vie. Vous pouvez, par exemple, étiqueter vos dossiers par type de compte (relevés de carte de crédit, relevés de courtage, factures de services publics, etc.) ou par catégorie fiscale (dépenses professionnelles déductibles, contributions caritatives, etc.) ou par objectif financier ( logement, retraite, caisse des collèges, etc.). Cela peut prendre plus de temps au début, mais, à long terme, cela fera gagner du temps.

Étape 5 : s'attaquer au backlog

Une fois que vous avez un système en place, vous devez encore gérer tous les tas que vous avez déjà accumulés. Au lieu de lancer une réorganisation massive, commencez par trier une petite pile à la fois. Vous pouvez consacrer une demi-heure par jour à passer au crible de vieux papiers, peut-être en regardant les informations ou en écoutant de la musique.

Vous serez étonné de la différence que fait un peu d'organisation. « Les gens ne réalisent pas combien ils paient parce que leurs papiers financiers sont en désordre – un débit de carte de crédit tardif ici, une déduction fiscale perdue là », explique Stephanie Denton, une organisatrice professionnelle à Cincinnati. Cependant, les avantages mentaux et financiers à long terme peuvent être encore plus importants. Une fois que vous êtes organisé, « vous pouvez concentrer votre énergie mentale sur les choses vraiment importantes, comme vos investissements et vos objectifs financiers », explique Terry Savage, auteur de La vérité sauvage sur l'argent ( amazon.com ). « Mettre de l'ordre dans vos papiers financiers rapporte de gros dividendes en toute tranquillité d'esprit ».